Venta al por menor y al por mayor

La plataforma central de Odoo, que se amortiza tanto en el comercio minorista como en el comercio online.

Cómo Espacio Orgánico sustituyó los traslados manuales entre tiendas y las compras basadas en la intuición por un sistema de reposición de máximos y mínimos orientado a las ventas en la versión estándar de Odoo, en un plazo de 6,5 meses desde el inicio del proyecto hasta la transición única realizada en julio de 2025.

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Un empleado de Espacio Orgánico, vestido con un polo de la marca, ordena el expositor de frutas y verduras ecológicas, con papayas, limas, piñas y plátanos en cajas.

Sector

Comercio minorista, alimentación ecológica especializada, con restaurante en el propio establecimiento y productos de bienestar.

Lugar

2 tiendas físicas en Madrid (Alcobendas, Majadahonda) y una tienda online.

Escala

Empresa familiar fundada en 2012, con varias sedes y un sistema de reposición basado en ciclos de venta de 20 días.

Socio de Dynapps

Desde 2024.

Respaldo

Empresa familiar independiente, sin inversores externos.

Cómo empezó todo

Antes de que Dynapps entrara en escena.

Cuando Nacho, gerente de Espacio Orgánico, empezó a plantearse en serio la búsqueda de un nuevo ERP, el negocio ya había superado la capacidad de sus herramientas. La empresa llevaba funcionando desde 2012 como un concepto de un solo local en Madrid, que reunía bajo un mismo techo un supermercado ecológico, un restaurante y una zona de bienestar y terapias, y luego añadió un segundo local y una tienda online. Dos tiendas significaban dos almacenes, pedidos anticipados de clientes que se movían entre ellos, traslados al almacén trasero y un ritmo de compras que dependía de quien estuviera vigilando las estanterías en ese momento. Nacho hizo lo más obvio primero: llamó a compañeros del sector que ya utilizaban Odoo y les preguntó quién se lo había implementado. Así fue como el nombre de Dynapps llegó a su escritorio.

Un hombre y una mujer se encuentran a ambos lados del logotipo del árbol de Espacio Orgánico, situado a la entrada del supermercado ecológico.

El reto

Dónde se notaban las grietas.

  • Rutas seleccionadas cuidadosamente

    Los traslados entre Alcobendas, Majadahonda y el almacén de distribución, los pedidos anticipados de los clientes y los artículos enviados de una tienda a otra pasaban todos por una persona que tenía que introducirlos manualmente, uno por uno. El consultor jefe de Dynapps lo describió con claridad: muchos movimientos, muchas tiendas, muchas casuísticas, y alguien hacía de enrutador humano para todo ello.

  • Comprar por intuición, no basándose en datos

    No existía una lógica de reposición basada en lo que las tiendas vendían realmente. Los niveles de stock mínimo y máximo existían como conceptos, pero el sistema no analizaba las ventas de los últimos 20 días para proponer una compra. El riesgo era uno que una pequeña cadena ecológica no puede permitirse: acumular un exceso de alimentos perecederos que se pudrirán, o quedarse sin ellos, lo que supone una sentencia de muerte para una tienda como esta.

  • Las tareas administrativas que me han quitado todo el día

    Borja, jefe de compras, dedicaba horas y horas a las mismas conversaciones con los proveedores, a preparar pedidos entre tiendas, a hacer un seguimiento de los pedidos pendientes y retrasados, y a reconstruir qué se había dicho a cada proveedor y cuándo. Nada de eso se podía rastrear, ni era automático.

El giro

Por qué Espacio Orgánico ya había elegido Odoo y solo necesitaba encontrar al implementador adecuado.

El detonante fue una decisión que Nacho ya había tomado a medias antes de la primera llamada: cambiar el ERP. Se había decantado por Odoo por su cuenta, antes de hablar con ningún socio, y la cuestión ya no era «qué plataforma», sino «quién la implementa». Preguntó a colegas del sector, a otras tiendas que ya utilizaban Odoo, quién se lo había instalado y si estaban satisfechos.

Le dieron dos o tres nombres. Llamó a Dynapps, la oferta le convenció, el plan de implementación tenía sentido y se decantó por ellos porque vio que contaban con la experiencia en implementación que necesitaba. La razón de «por qué este socio» es de Nacho, no del socio: la recomendación de otros minoristas que utilizan Odoo y, después, un historial de resultados en el que podía confiar.

Vista aérea de la tienda Espacio Orgánico, en la que se aprecian cajas de productos frescos, pasillos repletos de productos alimenticios y pancartas con el logotipo de la marca sobre las estanterías.

Cómo se llevó a cabo realmente la puesta en marcha

Cómo Espacio Orgánico puso en marcha su sitio web en Odoo en 6,5 meses.

  • 2024

    El proyecto dará comienzo el 16 de diciembre, tras lo cual se llevará a cabo una fase de análisis inicial.

  • A principios de 2025

    Comienza la implementación. Andrea Martín se encarga de la parte de Dynapps, con la ayuda de un consultor técnico.

  • A mediados de 2025

    Puesta en marcha simultánea de los módulos de ventas y compras, inventario, contabilidad completa y comercio electrónico integrado, en una única fase de transición. Aproximadamente 6,5 meses desde el inicio del proyecto.

Lo que realmente creamos

Todo en Espacio Orgánico funciona con Odoo.

Una implementación de Odoo deliberadamente compacta para una cadena minorista familiar con múltiples establecimientos, gestionada por dos personas de Dynapps y tres usuarios clave de Espacio Orgánico. Andrea Martín dirigió el proyecto por parte de Dynapps como consultora principal, junto con un consultor técnico. Por parte del cliente, Nacho tomó la decisión y actuó como punto único de contacto, Borja se encargó de las compras como usuario clave y Lucía se encargó de la contabilidad.

El 1 de julio de 2025 se pusieron en marcha simultáneamente cuatro módulos de Odoo: gestión de ventas y compras, gestión de inventario, contabilidad completa y comercio electrónico integrado. El módulo de inventario gestiona el transporte entre tiendas y la trazabilidad de los proveedores; el de compras aplica la lógica de reposición en el punto de venta, que propone la cantidad de pedido adecuada para evitar tanto el exceso de stock como la falta de existencias; el de contabilidad cierra el ciclo en los libros; y el de comercio electrónico mantiene la tienda online en la misma estructura que las dos tiendas físicas.

Módulos: ventas, compras, inventario (distribución entre tiendas, trazabilidad de proveedores), contabilidad, comercio electrónico integrado, reposición máxima/mínima en el punto de venta.

Nuestro estudio

La disciplina en todo momento.

Odoo estándar y básico, sin desarrollos a medida. La reposición de la vitrina de ventas es el único elemento que parece un trabajo a medida, y aun así la descripción no es correcta: la lógica se diseñó conjuntamente con Espacio Orgánico, se creó una sola vez y, desde entonces, se ha convertido en una oferta básica de Dynapps que se utiliza en otros proyectos. La disciplina que definió el proyecto fue el rechazo a la personalización puntual; todo lo que Espacio Orgánico necesitaba en julio de 2025 era Odoo estándar, configurado para dos tiendas, una tienda online, un restaurante anexo y una empresa familiar que no quería un ERP a medida.

Un cliente empuja un carrito por el pasillo de una tienda tipo almacén, con las estanterías a ambos lados repletas de productos.
Lo que me costó

Asegurarnos de que todas las rutas entre tiendas sean correctas desde el primer momento.

Trazar todas las rutas posibles por las que podía desplazarse un producto resultó más complicado que trazar las propias rutas de los productos. Dos tiendas, un almacén trasero, los pedidos anticipados de los clientes que debían seguir al cliente a la siguiente tienda que visitara, los traslados entre Alcobendas y Majadahonda, y el flujo del comercio electrónico por encima de todo: cada uno de ellos constituía un tipo de movimiento independiente con sus propias reglas. La frase que repetía el responsable de Dynapps al respecto era «muchos movimientos, muchas tiendas, muchas casuísticas», y el trabajo para automatizarlos todos, en lugar de que una persona tuviera que introducir cada traslado a mano, fue la esencia del proyecto. Odoo estándar proporcionó las piezas. Lo difícil fue acertar con todas las rutas a la primera, porque una ruta errónea en una tienda de alimentación significa que un cliente espera en el mostrador algo que se encuentra en la otra tienda.

Venta al por menor y al por mayor
Odoo no destaca en nada en particular, pero es el mejor en todo.
Borja

Nacho

Gerente en Espacio Orgánico
Cómo nos ha cambiado el trabajo

El reabastecimiento de escaparates, ahora un producto estrella de Dynapps.

La parte que Dynapps se llevó de Espacio Orgánico es precisamente el sistema de reposición de escaparates. Creado inicialmente junto con el cliente para analizar las ventas de los últimos X días en un periodo determinado, aplicar umbrales máximos y mínimos y proponer la cantidad de compra adecuada, dejó de ser un «desarrollo» en el momento en que Dynapps decidió incorporarlo a su oferta principal. Ahora es un producto básico que se utiliza en otros proyectos de Dynapps. El patrón es el que Dynapps evitó explícitamente al principio, la personalización, reconvertida en productización: crearlo una vez para el cliente que más lo necesita (un minorista de alimentos perecederos donde el exceso de stock cuesta dinero y la falta de stock deja las estanterías vacías), y luego trasladarlo como algo que cualquier cliente similar puede activar. Espacio Orgánico pagó la creación original; todos los minoristas que Dynapps incorpore después de ellos obtienen el beneficio.

Los clientes recorren un largo pasillo del supermercado con estanterías repletas de productos, bajo cuyos techos cuelgan carteles verdes en chino que indican las categorías.
La verdadera victoria

De «¿podremos gestionar otra página web?» a «¿en cuánto tiempo podemos ponerla en marcha?»

El cambio radica en la pregunta que Espacio Orgánico se plantea ahora por defecto cuando se plantea abrir una tercera tienda. Antes, la pregunta era: «¿Podemos gestionar la complejidad operativa de otro establecimiento?». Ahora que las compras, el inventario, los traslados y la trazabilidad de los proveedores ya funcionan sobre una única plataforma de Odoo, la pregunta es: «¿En cuánto tiempo podemos abrirla?». Nacho lo expresó sin rodeos: el próximo reto es la próxima tienda, y abrirla será mucho más manejable porque todo ya está integrado y parametrizado. Ese es el cambio de postura, no una métrica, sino lo que decide cuál será el siguiente paso del negocio.

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