Ergonomio migró su tienda online, que llevaba veinte años funcionando con código personalizado, a una única plataforma de Odoo.

La implementación ha permitido centralizar todo el flujo de pedidos en una única plataforma. La tienda online funciona con Odoo Website y eCommerce, y cuenta con un configurador de productos que muestra, para cada configuración, si cada opción está disponible en stock. Las ventas y las compras están vinculadas, por lo que un pedido web confirmado puede generar la orden de compra correspondiente para el proveedor. El módulo de inventario muestra el stock en tiempo real en la web. Las órdenes de fabricación y desmontaje no se utilizan para fabricar, sino para intercambiar piezas de sillas entre cajas y volver a empaquetarlas, gestionando así la complejidad de las variantes de una silla configurada. Los envíos se gestionan a través de una integración con Sendcloud que imprime etiquetas automáticamente al confirmar la entrega, sustituyendo la introducción manual de datos en la página web del transportista. El módulo de Contabilidad está conectado a la cuenta bancaria para la comprobación individual de los pagos, y el módulo de Marketing por correo electrónico envía un manual automático al cliente tras cada envío. Los datos de los productos se reestructuraron según las plantillas y variantes de Odoo, una estructura de la que el antiguo sistema nunca disponía.

Ergonomio llevó a cabo el proyecto con un pequeño equipo interno y sin departamento de TI, asignando a una persona para que se encargara de su gestión diaria. Por parte de Dynapps, dos consultores se encargaron del trabajo, uno en el backend y otro en el frontend, a lo largo de un periodo de desarrollo de unos seis meses.

Módulos: sitio web y comercio electrónico, ventas, compras, inventario, fabricación, contabilidad, marketing por correo electrónico.

Lo más difícil no fue la parte técnica. Destacan tres puntos de fricción.

En primer lugar, los datos de los productos. Extraerlos del sistema antiguo fue solo el principio; después hubo que replantearse cada producto para la web: los filtros, las características, los proveedores y detalles que antes nunca habían tenido importancia, como el peso, que de repente se necesitaba para el envío. Además, pasar a las plantillas y variantes de Odoo supuso trabajar con una estructura que el equipo nunca había utilizado. Al final salió bien, pero llevó mucho tiempo y fue un proceso intenso.

En segundo lugar, saber soltar lastre. Tras veinte años dedicados al software totalmente a medida, Ergonomio se enfrentaba constantemente al dilema de si adaptar Odoo a los viejos hábitos o adoptar sus flujos estándar. La verdad, sin rodeos, es esta: hay que dar el salto, y no hay vuelta atrás.

En tercer lugar, la continuidad en un equipo pequeño. Solo una persona podía profundizar lo suficiente como para mantener la fluidez, mientras que los compañeros perdían el hilo entre una sesión y otra porque no participaban a diario, y el negocio tenía que seguir funcionando. En su momento álgido, el desarrollo le ocupaba a esa persona entre tres y cuatro días a la semana, frente a los uno o dos días iniciales. Al no haber capacidad de reserva, dedicar a alguien a ello mientras todo lo demás seguía su curso suponía una verdadera carga.