Fabricación

De cientos de archivos dispersos a una sola pantalla por cliente: cómo Todotrofeo reorganizó sus ventas en Odoo.

Todotrofeo, la empresa familiar española dedicada a la fabricación de trofeos y medallas fundada en 1986, sustituyó en 2018 una herramienta de contabilidad básica por Odoo. El precio que pagó fue un año largo y duro de aprendizaje de un verdadero ERP.

Habla con un experto
Descubre cómo trabajamos
Dos trabajadores de Todotrofeo empaquetan productos terminados en una mesa del almacén, con estanterías y contenedores llenos detrás de ellos.

Sector

Fabricación de trofeos y medallas deportivas.

Lugar

España (sede central, planta de producción), Portugal, Italia.

Escala

~500 pedidos al mes, más de 1,5 millones de productos al año.

Socio de Dynapps

Desde 2018.

Respaldo

Empresa independiente, familiar, de segunda generación.

Cómo empezó todo

Antes de que Dynapps entrara en escena.

En 2018, Todotrofeo ya era una empresa familiar con treinta y dos años de historia. Jorge Díaz, gerente y propietario de segunda generación, dirigía la empresa desde su sede en España, diseñando y produciendo trofeos y medallas deportivas personalizadas para clientes nacionales e internacionales. La parte de los productos funcionaba bien; el software, no. Todotrofeo utilizaba una herramienta básica que servía para la facturación, pero que no era suficiente para una empresa cuyo trabajo se realiza íntegramente por encargo. Los pliegos de condiciones de los clientes, los bocetos, la elección de materiales y las tiradas de producción estaban dispersos en distintas carpetas. La información se perdía entre cientos de archivos. Cuando su proveedor de TI le sugirió Odoo ese año, la decisión quedó en sus manos.

Una impresora de gran formato va alimentando un rollo de material e imprime un diseño azul repetitivo a lo largo de la hoja.
El giro

Por qué Todotrofeo eligió a Dynapps para aprender a utilizar Odoo desde cero.

El motivo fue externo. El propio proveedor de TI de Todotrofeo, que conocía la configuración existente, recomendó Odoo en 2018. El equipo de Jorge no conocía Odoo en absoluto al principio, por lo que empezó a buscar un socio que pudiera implementarlo por ellos. Encontraron a Dynapps en España, se pusieron en contacto y la relación se consolidó.

¿Por qué Dynapps? Porque trataron bien a Todotrofeo, le ofrecieron exactamente lo que la empresa buscaba y se comprometieron con el trabajo. La reciprocidad es importante. Todotrofeo no eligió el presupuesto más barato, sino al socio que se lo tomó en serio.

Dos manos colocan una medalla ya terminada en un estante de pared en el que ya cuelga una colección de medallas de carreras y eventos.

Cómo se llevó a cabo realmente la implantación

Cómo Todotrofeo implementó las ventas, la gestión de relaciones con los clientes (CRM) y los pedidos en Odoo.

  • 2018

    El proveedor de TI recomienda Odoo. Se contrata a Dynapps. Comienza la implementación.

  • 2025

    Migración a Odoo 17. Personalizaciones desarrolladas a lo largo del tiempo para adaptarse a las necesidades cambiantes de Todotrofeo.

  • 2026

    Las ventas, la gestión de relaciones con los clientes (CRM) y los pedidos se gestionan en Odoo. El historial de cada cliente se muestra en una sola pantalla.

Lo que realmente hemos creado

Lo que utiliza Todotrofeo en Odoo: una pantalla por cliente, desde la consulta hasta la entrega.

Dynapps implementó Odoo como sistema de referencia para las operaciones de ventas y pedidos de Todotrofeo. Los módulos que se utilizan a diario son Ventas, CRM y Pedidos, los tres que abarcan cada encargo personalizado desde la primera consulta hasta la entrega. El cambio más relevante es la consolidación: el sistema ha sustituido los cientos de archivos dispersos por una única pantalla por cliente, en la que el comercial puede acceder a la venta en sí, al estado de la producción y al contexto administrativo con un solo clic.

El compañero que utiliza el sistema a diario aporta la realidad operativa. El CRM se vincula directamente con el presupuesto, el presupuesto con el pedido y el pedido, a su vez, con cualquier documento que haya enviado el cliente: el boceto, el pliego de condiciones, la aprobación. El resultado es dinámico y ágil. En un negocio en el que cada producto se fabrica a medida y cada cliente tiene su propio historial, ese hilo conductor que va desde el CRM, pasando por el presupuesto, el pedido y el material gráfico, es la plataforma que realiza el trabajo que la antigua herramienta no podía hacer.

Módulos: ventas, CRM, pedidos.

Lo que me costó

Lo más difícil fue aprender a manejar un sistema ERP de verdad.

Jorge no oculta que el cambio fue doloroso. Fue un reto largo, con muchas horas de sufrimiento. Lo considera el coste natural de pasar de una herramienta básica a un ERP amplio y eficiente, un sistema con una lógica de funcionamiento diferente. El equipo había trabajado a la antigua usanza durante años; la nueva plataforma les exigía actuar de forma diferente con cada expediente de cliente. Esa brecha, entre cómo solía fluir el trabajo y cómo el nuevo sistema quería que fluyera, fue lo que les llevó tantas horas.

Fabricación
Ha sido complicado, ha sido un reto bastante largo, pero hoy estamos muy contentos con el resultado, porque está ofreciendo el rendimiento que esperábamos.

Jorge Díaz

Gerente de Todotrofeo

Para 2025, las ventas, la gestión de relaciones con los clientes (CRM) y los pedidos se gestionarán en una única instancia de Odoo para cada encargo personalizado.

Los cientos de archivos dispersos han desaparecido. Las ventas, la gestión de relaciones con los clientes (CRM) y los pedidos se gestionan en un único sistema Odoo, en el que cada cliente dispone de una pantalla única que vincula la consulta con el presupuesto, el pedido y el material gráfico que ha enviado. Las personalizaciones incorporadas a lo largo de los años hacen que siga siendo ideal para un negocio de productos a medida, y la plataforma se actualizó a Odoo 17 en 2025.

~500

pedidos tramitados al mes en la plataforma Odoo.

Más de 1,5 millones

productos (trofeos y medallas) fabricados al año.

La verdadera victoria

De «¿dónde hemos guardado ese archivo?» a «todo cabe en una sola pantalla»

De «¿dónde hemos guardado el expediente de ese cliente?» a «toda la información sobre este cliente está en una sola pantalla». La postura estratégica cambió antes que las métricas. Los comerciales de Todotrofeo dejaron de reconstruir el historial de los clientes a partir de carpetas y empezaron a trabajar a partir de un único registro que ya recogía lo que se había presupuestado, fabricado y entregado. El negocio de los trofeos a medida se basa en el recuerdo de cada encargo anterior; el paso de una herramienta básica a Odoo hizo que ese recuerdo pasara a ser institucional en lugar de personal.

Si esto te suena familiar, hablemos.

Sea cual sea el rumbo que esté tomando tu empresa y los obstáculos con los que se esté topando, un experto con experiencia en este tipo de proyectos es la persona más indicada a la que acudir antes de decidirte por una dirección o una plataforma.

Habla con un experto
Descubre cómo trabajamos

Profundiza más

Sigue leyendo.

  • Implementar Odoo

    Desde el proyecto inicial hasta la puesta en marcha, diseñado en función de cómo funciona realmente tu sector.

    Más información

  • Desenredar sistemas inconexos

    La producción en un sistema. El CRM en otro. Las finanzas en un tercero. Un panorama tecnológico que nadie diseñó, en el que se han ido acumulando soluciones provisionales durante años, hasta el punto de que conciliar las cifras lleva más tiempo que el propio trabajo al que se refieren.

    Más información

  • Fabricación

    Instaladores, operadores, productores, cooperativas. Todos en Odoo, adaptado a sus necesidades.

    Más información

Más historias como esta

Nuestros casos de éxito