Una plantilla de Odoo para las 14 plantas de producción de Puratos repartidas por cuatro continentes.
Puratos mantuvo SAP en sus instalaciones más grandes y creó una plantilla de Odoo para el resto, que ahora se utiliza en 14 centros de producción repartidos por cuatro continentes.
Sector
Fabricación de alimentos y bebidas.
Lugar
14 centros de producción repartidos por 4 continentes (África, Asia, América Latina y Europa).
Escala
230 usuarios activos en una plantilla de Odoo.
Socio de Dynapps
Desde 2019.
Respaldo
Empresa familiar belga fundada en 1919.
Antes de que Dynapps entrara en escena.
En 2019, Puratos contaba con 75 unidades de producción repartidas por 55 países y generaba 3.100 millones de euros en ventas anuales como empresa familiar belga fundada en 1919. SAP gestionaba las instalaciones más grandes. Pero Puratos siguió adquiriendo fabricantes más pequeños en África, Asia y América Latina, así como startups y empresas familiares donde la experiencia con ERP era escasa y la infraestructura de TI era irregular. Luc Van Mulders, director regional de aplicaciones, había visto cómo esa brecha se ampliaba durante años. Con 25 años de experiencia en Puratos, había pasado del departamento financiero de BeLux al de TI internacional en 2012, cuando el grupo implantó SAP como su principal ERP. Ya se había probado una versión más ligera de SAP en las sedes más pequeñas. Seguía siendo demasiado compleja para los usuarios sin experiencia previa en ERP. La siguiente plataforma tendría que adaptarse a un perfil completamente diferente.
El reto
Dónde se notaban las grietas.
La filial adquirida en formato de hoja de cálculo
Una empresa fabricante recién incorporada en Kenia o Eslovenia se integraba en el grupo con sus pedidos de compra, la ejecución de la producción y la conciliación financiera repartidas en una docena de archivos de Excel. Los informes del grupo exigían cifras coherentes. Lo que se recibía era lo que el equipo local había recopilado manualmente.
La declaración de impuestos municipal
La autoridad fiscal de Kenia no aceptaba los registros consolidados de SAP. Exigía que las declaraciones se tramitaran a través de dispositivos electrónicos específicos e interfaces gubernamentales que ningún sistema central podía gestionar por sí solo. Este mismo patrón se repetía en cada nuevo país, ya que cada organismo regulador tenía su propia lógica de presentación de declaraciones.
La versión más ligera que aún no era lo suficientemente ligera
Antes de que Odoo entrara en escena, Puratos había probado una versión simplificada de su principal sistema ERP en las sedes más pequeñas. Seguía siendo demasiado complejo. Demasiadas pantallas, demasiados procesos y demasiada formación para personas que nunca antes habían utilizado un sistema ERP.
¿Por qué Puratos se decantó por una plantilla de Odoo en lugar de un SAP más ligero o de sistemas ERP específicos para cada país?
En 2019, la tendencia era clara. Puratos seguiría adquiriendo empresas en mercados en los que los costes y la complejidad de SAP nunca se recuperarían. La cuestión no era si incorporar un ERP, sino cuál y con quién. Dos socios de implementación pasaron a la lista de finalistas: Dynapps y Logic Soft. Ambos fueron presentados por el gestor de cuentas de Odoo, quien consideró que una multinacional con la complejidad normativa de Puratos necesitaría un socio con la envergadura adecuada. Puratos eligió a Dynapps por ser la opción más profesional para el trabajo internacional en varios países. Se barajaron tres opciones.
Una versión más ligera de SAP
Ya se ha probado, ya se ha descartado; sigue siendo demasiado pesado para sitios con una infraestructura informática limitada.
Un sistema ERP para el mercado medio diferente en cada país
Descartado por la razón habitual: no hay economías de escala, no hay una presentación de informes coherente a nivel de grupo ni una plantilla única que actualizar.
Odoo, con una única plantilla y un único socio de implementación con experiencia
Tres razones que Luc menciona directamente: es una solución basada en la web, por lo que no supone la carga de una instalación local; es tan intuitiva que, según él mismo describió internamente, «es como jugar con un iPad»; y cuenta con sólidas opciones de localización integradas para los mercados con una fuerte regulación, donde Puratos estaba realizando la mayor parte de sus adquisiciones.
Cómo se llevó a cabo realmente la puesta en marcha
Desde el inicio hasta la puesta en marcha en Kenia en menos de dos meses, y después un despliegue en múltiples ubicaciones.
2019
Inicio de Odoo Experience. Plantilla diseñada en colaboración con Dynapps.
2020
Kenia entra en funcionamiento, menos de dos meses después del inicio del proyecto.
2021
A continuación vienen Corea, Taiwán, Eslovenia y otras ubicaciones. Las 5.000 líneas de pedidos de venta mensuales de Corea y la logística externa generan un flujo EDI que se integra en la plantilla, la cual se perfecciona con cada nueva versión.
Reciente
Ecuador es el más reciente; 14 emplazamientos en total.
Lo que utilizan todas las sedes de Puratos: cinco módulos de Odoo en una plantilla compartida.
Cinco módulos de Odoo constituyen la columna vertebral de cada implementación: Ventas, Inventario, Fabricación, Contabilidad y Compras. El módulo de Contabilidad es el más importante: cada centro adapta su contabilidad a la estructura contable analítica global de Puratos, al tiempo que cumple con las normas locales de declaración de impuestos, que varían de un país a otro. Posteriormente se añadió un flujo EDI, que no se había contemplado inicialmente, y que ahora forma parte de cada implementación.
El proyecto piloto de Kenia se llevó a cabo con un consultor de Dynapps junto a un equipo financiero de Puratos formado por dos personas, Fran y Johan, quienes se encargaron de coordinar la implementación desde el lado del cliente, desde el inicio hasta la puesta en marcha en menos de dos meses. Tras la puesta en marcha en Kenia, Dynapps pasó de ser el implementador a encargarse del control de calidad: ahora, cada socio Gold de Odoo local que envía código para un nuevo país debe pasar por un proceso documentado de Dynapps antes de que se incorpore a la plantilla.
Módulos: ventas, inventario, fabricación, contabilidad, compras, EDI.
La disciplina en todo momento.
El proyecto se basó en un principio al que Puratos dio nombre: proteger la plantilla y personalizarla solo cuando la normativa lo exija. La configuración estándar del paquete de Odoo se implementa en primer lugar; la personalización se reserva para los casos en los que una normativa local específica o la realidad empresarial justifiquen el coste. Luc estableció esa norma desde el principio. Se mantuvo y sobrevivió a la primera actualización.
Lo más difícil: dejar a medias una actualización.
La primera gran actualización de Odoo no salió bien. Puratos había encargado la actualización a otro socio para ahorrar costes. El proceso se atascó. Un sábado por la noche, Luc llamó a Dynapps desde el interior de la actualización fallida para preguntar si se podía salvar. La respuesta sincera que le dio Dynapps fue: deténgase, prepárese mejor y vuelva dentro de dos semanas. Se revirtió la actualización. Dos semanas más tarde, con la preparación que Dynapps había insistido en realizar, se llevó a cabo sin problemas.
Lo difícil no fue la solución técnica. Lo difícil fue admitir que haber confiado la actualización a un socio más barato había sido un error, y aceptar que lo correcto era abandonar una actualización a medio hacer en el peor momento posible del calendario del proyecto. Luc lo dice sin rodeos: fue una dura lección.
Odoo es como jugar con un iPad. Eso es justo lo que necesitas cuando vas a poner en marcha el sistema en Kenia o Corea con un equipo que nunca ha utilizado un ERP.
Luc Van Mulders
Responsable regional de aplicaciones en PuratosDe ejecutor a tiempo completo a responsable de la calidad de las plantillas.
La naturaleza de la colaboración fue cambiando a medida que avanzaba la implementación. Dynapps comenzó como la empresa encargada de la implementación, que creó la plantilla original junto con Fran y Johan en Kenia. Tras la puesta en marcha en Kenia, su función evolucionó: guardián de la calidad del código para cada nuevo país, gestor de proyectos para los casos de escalado en los que Puratos y un socio Gold local no lograban llegar a un acuerdo, y asesor para las decisiones arquitectónicas de mayor envergadura. Puratos contrata a socios Gold locales más económicos para la mayor parte del trabajo específico de cada país; Dynapps mantiene el estándar e interviene cuando las cosas van mal. El ritmo se ha ralentizado a medida que ha crecido la confianza: lo que comenzó como una llamada semanal se ha estabilizado en un ritmo de tres semanas centrado en lanzamientos y temas específicos, dejando de ser el andamiaje a tiempo completo que el despliegue necesitaba en un principio.
Las cifras
El resultado: 14 sitios web y 230 usuarios en una sola plantilla.
Ahora, una sola plantilla permite la producción en cuatro continentes, y las nuevas plantas se incorporan tras superar un control de calidad documentado, en lugar de tener que seleccionar un nuevo sistema ERP cada vez.
14
centros de producción que utilizan la misma plantilla de Odoo
230
usuarios activos en todo el mundo.
< 2 meses
inicio de la puesta en marcha del proyecto piloto en Kenia.
4
continentes incluidos: África, Asia, América Latina, Europa.
Desde qué ERP hasta en qué plazo pasa la siguiente planta el control de calidad.
Cuando la próxima adquisición se incorpore a la hoja de ruta de Puratos, la cuestión no será qué ERP debe implantarse en esa sede, sino qué versión de la plantilla se adapta mejor y con qué rapidez el socio local de Odoo puede superar el control de calidad. Ese cambio, de la viabilidad a la rapidez de implementación, es lo que la plantilla se diseñó para hacer posible. También protege la colaboración: cada nuevo país aporta a Dynapps otro conjunto de casos extremos, y la plantilla se vuelve más difícil de romper con cada sitio que entra en funcionamiento.
Si esto te suena, hablemos.
Sea cual sea el rumbo que esté tomando tu negocio y los obstáculos con los que te encuentres, lo mejor es empezar por consultar a un experto con experiencia en este tipo de proyectos, antes de decidirte por una dirección o una plataforma.
Profundiza
Sigue leyendo.
Implementar Odoo
Desde el proyecto inicial hasta la puesta en marcha, diseñado en función de cómo funciona realmente tu sector.
Consolidación de operaciones
Múltiples entidades, múltiples sistemas, una sola empresa sin una visión global de sí misma. El crecimiento mediante adquisiciones o la expansión internacional ha hecho que cada entidad presente su propia versión de las cifras.
Alimentación y bebidas
La cadena completa de alimentos y bebidas, con trazabilidad desde la materia prima hasta el lineal.
Más historias como esta
- Energía y servicios públicos
Energía y servicios públicos
Una plataforma Odoo para una consultora energética con múltiples empresas: Tunérgia sustituye a Telegram, Excel y otras herramientas dispersas
Tras dieciséis años utilizando papel, Excel y Telegram, Tunérgia ha reunido su servicio de consultoría energética para múltiples empresas en una única plataforma Odoo con Dynapps: clientes potenciales, proyectos, firmas y encuestas, todo ello en un único lugar con trazabilidad.
- Servicios financieros
Servicios financieros
Cómo gestiona Régie Châtel todas las reuniones de PPE en una sola plataforma
Una agencia familiar suiza gestiona más de 100 comunidades de propietarios a través de una plataforma personalizada desarrollada con Dynapps. Esta ha sustituido a un flujo de trabajo basado en plantillas de Word y hojas de cálculo de Excel.
- Servicios financieros
Servicios financieros
Una única plataforma Odoo, gestionando desde 100 hasta 36 000 bicicletas de alquiler
Cyclis Bike Lease pasó de ser una startup fundada por cuatro personas en Hasselt a contar con más de 36 000 bicicletas en alquiler. Dynapps sustituyó la solución casera de los fundadores por una única plataforma Odoo capaz de adaptarse al crecimiento del negocio.
- Laboratorios
Laboratorios
Siete laboratorios especializados en una única plataforma integrada de Odoo y LIMS
Siete departamentos de laboratorio especializados repartidos por todo Omán, 65 000 muestras al año. El grupo sustituyó un sistema LIMS obsoleto e incorporó un ERP en una plataforma integrada de Odoo y LIMS en cuatro meses.
- Fabricación
Fabricación
De cientos de archivos dispersos a una sola pantalla por cliente: cómo Todotrofeo reestructuró su departamento de ventas en Odoo
Una empresa española familiar dedicada a la fabricación de trofeos y medallas personalizados pasó de utilizar una herramienta básica a Odoo con Dynapps. Ahora, una sola pantalla por cliente permite gestionar la consulta, el presupuesto, el pedido y el diseño.
- Energía y servicios públicos
Energía y servicios públicos
Sensorfact sustituyó las compras basadas en la intuición por Odoo
Empresa holandesa de tecnología climática en expansión, con más de 200 empleados que prestan servicio a 1.600 clientes industriales en 40 países. En cinco meses, Odoo sustituyó las compras basadas en la intuición por un único sistema que integra compras, inventario, contabilidad y ventas.
- Venta al por menor y al por mayor
Venta al por menor y al por mayor
Un único sistema Odoo para ventas, compras y contabilidad: transición de cuatro meses
Distribuidor suizo de ropa de empresa y artículos promocionales, con 13 usuarios en Odoo. Una sola plataforma cubre ahora las ventas, las compras y la contabilidad, poniendo fin a una búsqueda de varios años.
- Venta al por menor y al por mayor
Venta al por menor y al por mayor
Una plataforma Odoo como columna vertebral para un distribuidor de productos de seguridad B2B, con el 95 % de los pedidos gestionados a través de la tienda online
Una empresa española de distribución B2B de equipos de seguridad de alta visibilidad pasó de un sistema heredado personalizado a Odoo. Una tabla de pedidos al por mayor en la plataforma estándar de comercio electrónico gestiona ahora el 95 % de sus pedidos.
- Servicios profesionales
Servicios profesionales
Una única instalación de Odoo para las tres entidades del Grupo Obiz
Un grupo francés de fidelización que cotiza en bolsa integró tres entidades en una única plataforma Odoo en el plazo de un año tras la adquisición. La empresa adquirente amplió la plataforma que la empresa adquirida ya había elegido, abarcando las áreas de contabilidad, compras y ventas.
- Laboratorios
Laboratorios
Cinco aplicaciones, un LIMS, una plataforma Odoo
El laboratorio gemológico más antiguo del mundo, con entre 12 y 14 usuarios diarios en París. Ha centralizado sus procesos de cumplimiento normativo, operaciones y generación de informes en una única plataforma Odoo con un sistema LIMS integrado.