Cómo gestiona Régie Châtel todas las reuniones de PPE en una sola plataforma.
La agencia inmobiliaria Châtel-Saint-Denis sustituyó las plantillas de Word y las hojas de cálculo de Excel que se utilizaban en más de 100 comunidades de propietarios por una única plataforma personalizada desarrollada con Dynapps, lo que le permitió reducir en aproximadamente un 30 % el trabajo administrativo previo a la reunión.
Sector
Servicios, gestión inmobiliaria.
Lugar
Suiza
Escala
Más de 100 comunidades de propietarios; 18 usuarios; 1.887 contactos; además de gestión de alquileres y servicios de intermediación inmobiliaria.
Socio de Dynapps
Desde 2022.
Respaldo
Empresa familiar desde hace 45 años; dirigida por Benoît Légeret junto a su madre, la Sra. Vaut.
Antes de que Dynapps entrara en escena.
Cuando Dynapps Switzerland entró en escena, Régie Châtel era una agencia familiar con 45 años de historia en Châtel-Saint-Denis (cantón de Friburgo), dirigida por Benoît Légeret junto con su madre, la Sra. Vaut. La agencia gestionaba más de 100 PPE (asociaciones de propietarios suizas), además de la gestión de alquileres y la intermediación inmobiliaria, bajo una nueva marca, Personnel. El trabajo se llevaba a cabo en papel, mediante combinaciones de correspondencia en Word y hojas de cálculo en Excel.
Cada asamblea general consistía en una sucesión de tareas recurrentes (convocatorias, paquetes de documentos, actas, conciliaciones posteriores a la reunión) en las que intervenían varias personas por turnos. Benoît, que preside él mismo las asambleas, conocía el punto débil desde dentro: a menudo, el presidente se queda solo en la reunión con las notas y la obligación de redactar el acta. La cuestión no era si digitalizar o no. Era si una herramienta podía realmente adaptarse a la forma del trabajo.
El reto
Dónde se notaban las grietas.
La silla sola tras el montaje
Tras cada asamblea general del PPE, quienquiera que la presidiera se quedaba con un cuaderno y con la obligación de redactar el acta por su cuenta. Más tarde había que cotejar las notas con la convocatoria y los resultados de la votación. Benoît, que también preside asambleas, conocía de primera mano lo que eso suponía.
Los traspasos entre colaboradores
La preparación de un documento implicaba que varias personas trabajaran con los mismos archivos en diferentes fases, generados mediante combinaciones de correspondencia en Word y editados en paralelo. Las correcciones realizadas en un lugar no se reflejaban en el resto. Los errores se colaban por las rendijas.
El archivo de Excel que se utilizó para el seguimiento
El estado de cada asamblea (convocatoria enviada, documentos distribuidos, acta redactada) se registraba en hojas de cálculo que alguien tenía que mantener actualizadas. No existía una visión general de en qué punto se encontraba cada uno de los más de cien expedientes en un momento dado.
Por qué Régie Châtel optó por un software a medida en lugar de un producto inmobiliario en paquete.
No hubo ningún factor externo concreto que lo desencadenara. Ni una adquisición, ni un regulador, ni un mandato de los inversores. El catalizador fue interno: la agencia había llegado a un punto en el que sus herramientas existentes suponían un techo para el crecimiento. Con más de 100 EIP que gestionar y la ambición de ampliar la cartera, cada expediente adicional multiplicaba el coste de la gestión manual. Se barajaban tres opciones.
Sigue usando Word y Excel
Los gastos administrativos por expediente habrían limitado el tamaño de la cartera aproximadamente a su tamaño actual.
Compra un producto de gestión inmobiliaria ya preparado
Lo que Régie Châtel necesitaba no existía como producto preconfigurado en el formato que deseaban: un flujo de trabajo de PPE diseñado en torno al modo de reunión con el iPad en el sillón, y no como una solución añadida a posteriori. Esa carencia fue lo que les llevó a recurrir a Dynapps para obtener un software a medida, en lugar de un producto estándar preconfigurado.
Crea una plataforma que refleje la estructura real del trabajo de PPE con Dynapps
Cómo se llevó a cabo realmente la puesta en marcha
Cómo Régie Châtel creó su plataforma de EPI en un año.
2022
Inicio. Comienza la fase de desarrollo a medida con Dynapps Switzerland.
2023
Versión 1 en producción. Se completa la migración de todos los registros de clientes y el historial de ensamblajes al nuevo sistema; comienza el uso diario.
2026
La plataforma se utiliza en todas las asambleas generales. Benoît toma notas directamente en el iPad durante la reunión; las casillas de selección y los campos estructurados alimentan el borrador del acta.
Lo que Dynapps desarrolló para Régie Châtel: panel de control, seguimiento de asambleas y modo iPad durante las reuniones.
Una plataforma de software a medida desarrollada por Dynapps sustituyó el flujo de trabajo de la agencia, basado en la combinación de Word con Excel y la función de combinación de correspondencia, para las asambleas generales del PPE. Combina tres elementos: un panel de control que prioriza las tareas según el plazo y el estado de la asamblea, mostrando a cada usuario el trabajo del día y de la semana en una sola vista; un seguimiento por asamblea que muestra, para cada PPE, en qué fase se encuentra cada reunión (convocatoria, documentos enviados, acta en curso); y un modo de reunión que el presidente utiliza en tiempo real en un iPad, con un sistema estructurado de toma de notas y casillas de verificación que permiten elaborar el acta más rápidamente tras la reunión. El ciclo de desarrollo a medida duró aproximadamente un año, desde el inicio en 2022 hasta la versión 1 en producción, liderado por parte de Dynapps por Henrique Barbosa. La plataforma da servicio actualmente a 18 usuarios y gestiona 1 887 contactos.
Módulos: panel de control para priorizar tareas, seguimiento por reunión (convocatoria, documentos, acta, liquidación), modo iPad durante la reunión, toma de notas estructurada, registros de clientes y de equipos de protección individual, generación de documentos.
La disciplina en todo momento.
Introduzca la información una sola vez, en un único lugar, y deje que todos los documentos posteriores la hereden. Cualquier cambio en el registro de un cliente o en los parámetros de una reunión se refleja ahora en la convocatoria, el paquete de documentos y el borrador del acta, lo que elimina el problema de las versiones paralelas que generaba el antiguo ciclo de combinación de correspondencia.
Decidir qué dejar fuera y recopilar 45 años de registros.
Destacan dos dificultades concretas. La primera fue la cuestión del alcance. El desarrollo a medida invita a caer en la tentación de programar todas las excepciones que el proceso heredado ha acumulado, y el equipo tuvo que resistirse activamente a ello. Como dice Benoît: «Hay que ser capaz de decidir qué se quiere hacer y qué no, dónde se ponen los límites». El proyecto se centró en cubrir aproximadamente el 80 % de los casos por diseño, dejando deliberadamente fuera de la herramienta las excepciones menos frecuentes. Esa decisión tuvo que tomarse, y volver a tomarse, frente a la tendencia natural hacia la proliferación de funcionalidades.
La segunda fue la carga inicial de datos. Importar todos los registros de clientes, todos los PPE y todos los ensamblajes históricos al nuevo sistema fue, en palabras del propio Benoît, «un trabajo bastante importante de puesta en marcha». Era el tipo de trabajo que no genera ningún valor visible hasta que se completa, y que hay que realizar antes de que la plataforma pueda empezar a dar sus frutos.
Ahora, gracias a la herramienta, todas las actas se envían en el plazo de una semana. Todo va mucho más rápido.
Coralie Lambert
Subdirector financiero, Régie ChâtelLas cifras
En 2023, todos los conjuntos de EPI funcionaban en una única plataforma personalizada.
Las fusiones de correspondencia de Word y las hojas de seguimiento de Excel han desaparecido del ciclo de la junta. Más de un centenar de comunidades de propietarios funcionan con una plataforma personalizada en la que los datos introducidos una sola vez se incorporan automáticamente a la convocatoria, al paquete de documentos y al acta, y el presidente toma notas en tiempo real en un iPad. Las actas, que antes tardaban en publicarse, ahora se envían en el plazo de una semana.
~30 %
reducción de las tareas administrativas relacionadas con la preparación de la asamblea general.
En el plazo de una semana
cambio en el plazo de envío del acta tras cada asamblea del PPE, en comparación con el ritmo anterior a la plataforma.
Más de 100
los expedientes de EPI ya se gestionan en la plataforma.
616
asambleas generales generadas a través de la plataforma desde su puesta en marcha.
De «¿cómo nos mantenemos al día?» a «¿hasta qué punto puede crecer la cartera?»
El cambio ha pasado de «¿cómo nos las arreglamos con el volumen de expedientes?» a «¿hasta qué punto puede crecer realmente la cartera?». Antes de la plataforma, la agencia estaba limitada por lo que su personal podía gestionar manualmente en Excel y reproducir en Word. Tras la plataforma, la agencia ha redefinido ese límite. Según la propia visión de Benoît, la plataforma abre ahora la posibilidad de ampliar la cartera de PPE y de extender la misma herramienta al seguimiento de tareas por PPE, que hoy en día todavía se realiza manualmente, administrador por administrador.
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