Sensorfact sustituyó las compras basadas en la intuición por Odoo.
En 2023, Sensorfact había crecido hasta contar con 200 empleados y 1.600 clientes en 40 países. La gestión de compras seguía basándose en el instinto. Cinco meses después, Odoo la había sustituido.
Sector
Energía. Tecnología climática B2B e IoT industrial.
Lugar
3 países de origen (Países Bajos, Alemania y España), con clientes en 40 países.
Escala
Más de 1.600 clientes industriales y más de 200 empleados.
Socio de Dynapps
Desde 2023.
Respaldo
Financiada por capital riesgo. Ronda de financiación de crecimiento de 13 millones de euros en 2022 y de 25 millones de euros en 2023.
Antes de que Dynapps entrara en escena.
Sensorfact fue fundada en 2016 en Utrecht por Pieter Broekema, un antiguo consultor energético que había observado cómo las empresas industriales se esforzaban por cuantificar con precisión su propio consumo energético. El producto es deliberadamente económico: sensores inteligentes de IoT que supervisan el consumo energético y detectan señales de mantenimiento de la maquinaria, respaldados por un servicio de asesoramiento a medida para empresas de producción. Cuando Dynapps entró en escena a mediados de 2023, Sensorfact ya contaba con más de 200 empleados repartidos por los Países Bajos, Alemania y España, prestaba servicio a más de 1.600 clientes industriales en 40 países y acababa de cerrar una ronda de financiación de 13 millones de euros. Hans Beuker, director de operaciones, impulsó la colaboración. Los sistemas que mantenían unida a la empresa empezaban a dar señales de agotamiento.
El reto
Dónde se notaban las grietas.
La visibilidad de las existencias se había visto mermada a medida que Sensorfact crecía, y las decisiones de compra se tomaban basándose en el instinto más que en datos. Para una empresa de 200 empleados que suministraba sensores a 1.600 clientes industriales en 40 países, esa situación no era sostenible. Detrás de ello se escondían dos problemas estructurales.
Seguimiento del inventario sin conexión, a través de herramientas dispersas
El inventario se gestionaba a través de un conjunto disperso de herramientas offline, en lugar de un único sistema. A medida que la empresa crecía, cada vez resultaba más difícil confiar en la información sobre lo que realmente había en stock y lo que estaba pendiente de entrega.
No hay un registro maestro de productos centralizado
No existía una estructura única de datos maestros de productos en la que basarse. Sin ella, todos los procesos posteriores —compras, inventario, ventas— funcionaban a partir de su propia versión del catálogo.
El crecimiento superó las previsiones.
En 2022 se cerraron 13 millones de euros, a los que siguieron 25 millones en 2023. Las compras basadas en el instinto ya no eran una cuestión secundaria. Se trataba de un problema sistémico que determinaría si las operaciones podrían seguir el ritmo de las ventas.
Sensorfact acudió directamente a Odoo y se asoció con Dynapps para la implementación. En las reuniones de selección no se barajaron otros sistemas ERP de la competencia. La decisión no era «qué ERP elegir», sino «si optar por un ERP o no».
Cómo se llevó a cabo realmente la puesta en marcha
Cómo Sensorfact puso en marcha su sistema en Odoo en cinco meses.
2023
Comienza la colaboración con Dynapps.
Junio de 2023
Comienza la fase de análisis.
Julio de 2023
Comienza la implementación.
Septiembre de 2023
Odoo está presente en las áreas de compras, inventario, contabilidad y ventas.
Finales de 2023
Se cierra una ronda de financiación de 25 millones de euros.
Qué módulos de Odoo utiliza Sensorfact: compras, inventario, contabilidad y ventas.
En cinco meses se pusieron en marcha cuatro módulos de Odoo: compras, inventario, contabilidad y ventas. El objetivo era deliberadamente limitado: integrar la columna vertebral del negocio en un único sistema, proporcionar al equipo de operaciones visibilidad sobre las existencias y los pedidos, y hacer que las decisiones de compra dejaran de basarse en corazonadas para fundamentarse en datos.
Duración del proyecto: cinco meses desde el primer contacto hasta la puesta en marcha en septiembre de 2023. Por parte de Dynapps, Satish Sewnarain dirigió el proyecto desempeñando una función híbrida como consultor empresarial y director de proyecto. Por parte de Sensorfact, Hans Beuker, director de operaciones, fue el patrocinador del proyecto. (El número total de empleados de Dynapps y el equipo de usuarios clave de Sensorfact no figuran en la fuente).
Módulos: compras, inventario, contabilidad, ventas.
La disciplina en todo momento.
Implementación en una empresa en expansión: empezar por lo básico con la fase de análisis, para luego pasar directamente a la implementación, en lugar de complicar demasiado el alcance desde el principio. Este ritmo se inspira en la forma de operar de las propias empresas en expansión: elegir la forma mínima viable, ponerla en marcha y perfeccionarla después. Este es el principio que ha definido este proyecto.
Ponerlo en marcha mientras aún se está aprendiendo a manejar el sistema.
El proyecto avanzó a gran velocidad. El plazo de cinco meses supuso un gran esfuerzo para los usuarios clave de Sensorfact, que tuvieron que seguir gestionando el negocio al tiempo que aprendían a utilizar Odoo al mismo ritmo al que Dynapps lo configuraba. El equipo puso en marcha el sistema mientras aún se familiarizaba con él.
Esa solución es viable, pero conlleva un coste en términos de mantenimiento del sistema. Cuando un equipo configura, prueba e implementa un nuevo ERP en el transcurso de unos pocos meses, la calidad de los datos, la disciplina de los flujos de trabajo y la madurez de los procedimientos operativos estándar se ven afectadas, lo que hay que subsanar posteriormente. Sensorfact consiguió la puesta en marcha; el trabajo de limpieza posterior formaba parte del acuerdo.
El enfoque de implementación escalable, que se ha convertido en la norma para los clientes en rápido crecimiento.
El proyecto con Sensorfact cristalizó un modelo que Dynapps aplica ahora a otras empresas en rápida expansión: un enfoque de implementación deliberadamente condensado. Empezar por lo básico. Dar prioridad al análisis inicial. Pasar directamente a la implementación en lugar de sobreingenierizar el alcance desde el principio. El principio se inspira en la forma en que operan las propias empresas en expansión, eligiendo la forma mínima viable, poniéndola en marcha y perfeccionándola posteriormente. Ahora forma parte de la forma en que Dynapps aborda los proyectos en los que el ritmo de crecimiento del cliente superará cualquier calendario tradicional de ERP.
Las cifras
En septiembre de 2023, el núcleo del negocio ya funcionaba con Odoo.
Cinco meses después del primer contacto, el núcleo del negocio se basaba en un único sistema. Las funciones de compras, inventario, contabilidad y ventas se pusieron en marcha simultáneamente en septiembre de 2023, lo que permitió al equipo de operaciones pasar de un inventario offline gestionado a través de herramientas fragmentadas a una única fuente de datos, y que las decisiones de compra dejaran de basarse en el instinto para fundamentarse en datos.
5
meses desde el primer contacto hasta la puesta en marcha.
4
módulos activos en la puesta en marcha: compras, inventario, contabilidad y ventas.
De «¿qué creo que necesitamos?» a «¿qué dicen los datos?»
El cambio no consistió en una lista de módulos. Fue un cambio en la pregunta por defecto. Antes de Odoo, la pregunta del comprador era: «¿Qué creo que necesitamos esta semana?». Después de Odoo, la pregunta es: «¿Qué nos dicen los datos que necesitamos esta semana?». Para una empresa climática en expansión de 200 personas que está sumando clientes en 40 países, ese cambio es lo que permite al equipo de operaciones seguir el ritmo del equipo comercial. La versión de Sensorfact basada en el instinto tenía un límite. La versión basada en datos no lo tiene, o al menos no el mismo.
Si esto te suena, hablemos.
Sea cual sea el rumbo que esté tomando tu negocio y los obstáculos con los que se encuentre, un experto con experiencia en este tipo de proyectos es la persona ideal a la que acudir antes de decidirte por una dirección o una plataforma.
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Desde el proyecto inicial hasta la puesta en marcha, diseñado en función de cómo funciona realmente tu sector.
Prepararse para la próxima fase de crecimiento
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