Cinco aplicaciones, un LIMS, una plataforma Odoo.
Cómo LFG Paris, el laboratorio gemológico más antiguo del mundo, sustituyó en cuatro meses sus herramientas independientes de cumplimiento normativo, operaciones y presentación de informes por una única plataforma integrada.
Sector
Laboratorios. Gemología y certificación de gemas.
Lugar
1 país (Francia), 1 sede (París).
Escala
Entre 12 y 14 usuarios diarios en la plataforma integrada de Odoo.
Socio de Dynapps
Desde 2022.
Respaldo
Independiente. Fundada en 1929 por la Cámara Sindical del Sector del Diamante.
Antes de que Dynapps entrara en escena.
LFG Paris, el Laboratoire Français de Gemmologie, fundado en 1929 por la Cámara Sindical del Diamante, llegó a principios de la década de 2020 como el laboratorio gemológico más antiguo del mundo que sigue en funcionamiento ininterrumpido. Aurélien Delaunay, director del laboratorio y gemólogo en activo, gestionaba el laboratorio con un conjunto de herramientas de software independientes, cada una de las cuales se encargaba de una parte diferente del flujo de trabajo. Las exigencias de cumplimiento impuestas a los laboratorios acreditados según la norma ISO IEC 17025 iban en aumento, y la brecha entre lo que las herramientas del laboratorio podían demostrar y lo que los auditores necesitaban ver se estaba ampliando. La elección se avecinaba: seguir reuniendo pruebas en el momento de la auditoría o migrar el laboratorio a un único sistema que generara las pruebas como resultado natural de su funcionamiento.
El reto
Dónde se notaban las grietas.
La fuente plantea el problema del laboratorio como una única situación, en lugar de como una sucesión de momentos. Destacan dos líneas argumentales.
Cumplimiento normativo bajo techos distintos
Mantener el cumplimiento de la norma ISO/IEC 17025 en múltiples herramientas no conectadas entre sí implicaba que la seguridad y la trazabilidad de los datos debían justificarse, herramienta por herramienta, en cada ciclo de auditoría. La respuesta del laboratorio a la auditoría tenía que elaborarse de nuevo cada vez que era necesario, sin que se generara nunca un registro único.
Informar desde la distancia
Antes de Dynapps, LFG Paris no contaba con una solución específica para la generación de informes. Tanto los clientes que solicitaban datos de certificación como los gemólogos que consultaban su propio historial analítico acababan recurriendo a exportaciones manuales.
Por qué LFG eligió Odoo con un LIMS integrado en lugar de Salesforce y SAP.
A finales de 2022, las necesidades urgentes de LFG París habían reducido lo que inicialmente se había previsto como una transformación plurianual a un plan de cuatro meses. El laboratorio contrató a un consultor informático independiente para que llevara a cabo la evaluación inicial y preseleccionara los sistemas adecuados.
Tres opciones sobre la mesa:
Una solución de CRM habitual con un LIMS independiente
Salesforce figuraba en la lista de finalistas por su reputación. La arquitectura habría mantenido el LIMS al margen del ERP, un modelo del que LFG intentaba desprenderse.
Una solución ERP habitual con un LIMS independiente
SAP entró en la lista de finalistas por su reputación. La arquitectura habría mantenido el LIMS fuera del ERP, separado del sistema de registro.
Aplicaciones dinámicas con Odoo y un LIMS integrado
Aurélien Delaunay señaló con claridad el factor decisivo: era el único proveedor que ofrecía un LIMS totalmente integrado en un ERP y que, además, cumplía con la norma ISO/IEC 17025. Una plataforma desconocida que, sin embargo, se ajustaba a la arquitectura que necesitaba LFG. Se decidieron por ella.
Cómo se llevó a cabo realmente la puesta en marcha
Cómo LFG puso en marcha su sistema en Odoo con un LIMS integrado en cuatro meses.
2022
Se ha firmado el contrato. Dos representantes de LFG se han incorporado al equipo de desarrollo de Dynapps para definir el alcance funcional y la hoja de ruta del producto.
2023
Puesta en marcha de Odoo en los módulos de Calidad, Proyectos, Ventas, Facturación y CRM, junto con el LIMS integrado y un nuevo portal de clientes.
2024
Ajustes continuos basados en los comentarios del equipo; interacción orientada al servicio para satisfacer las necesidades actuales.
Futuro
Migración de la versión 14 a la versión 18 de Odoo.
Lo que LFG ha desarrollado en Odoo: cinco aplicaciones, un LIMS integrado y un portal para clientes.
LFG Paris utiliza cinco aplicaciones de Odoo —Calidad, Proyectos, Ventas, Facturación y CRM—, junto con el LIMS integrado y un nuevo portal de clientes, sustituyendo de un solo golpe un mosaico de herramientas de flujo de trabajo independientes y una estructura de informes inexistente. Calidad gestiona los controles de flujo de trabajo exigidos por la norma ISO IEC 17025 del laboratorio, Proyectos realiza un seguimiento de cada trabajo de certificación, Ventas y Facturación cierran el ciclo comercial, y CRM mantiene el historial de relaciones vinculado al historial de las piedras preciosas. El portal de clientes, integrado en la misma plataforma en lugar de añadido a ella, proporcionó a los clientes de LFG acceso directo a los informes de certificación por primera vez. Un alcance original de varios años se comprimió en cuatro meses, con dos responsables de LFG trabajando codo con codo con el equipo de Dynapps durante todo el proceso.
Módulos: Odoo: calidad, proyectos, ventas, facturación, CRM, LIMS integrado, portal del cliente.
La disciplina en todo momento.
El LIMS debe integrarse en el ERP, nunca quedar al margen de él. Cada decisión funcional se evaluó teniendo en cuenta si preservaba la integridad de la plataforma única o la socavaba.
El factor decisivo fue que Dynapps era el único proveedor que ofrecía una solución LIMS totalmente integrada en un sistema ERP, además de cumplir plenamente con la certificación ISO/IEC.
Aurélien Delaunay
Director, LFG ParísLa arquitectura se ha convertido ahora en un producto denominado LIMS.
La arquitectura que utiliza LFG Paris, en la que el LIMS se integra en el ERP en lugar de funcionar de forma independiente, es la misma que Dynapps ofrece ahora como solución comercializada bajo el nombre de LIMS. La combinación de un LIMS integrado y el cumplimiento de la norma ISO/IEC 17025, junto con la certificación ISO 27001 de Dynapps, convierte actualmente a Dynapps en el único socio de Odoo que cuenta con ambas. El proyecto de LFG demuestra que la arquitectura funciona en producción, habiendo superado las auditorías desde su puesta en marcha.
Las cifras
Desde marzo de 2023, las funciones de cumplimiento normativo, operaciones y presentación de informes se gestionan en una única plataforma Odoo.
Las herramientas independientes de cumplimiento normativo, operaciones y generación de informes han desaparecido. Cinco aplicaciones de Odoo, un LIMS integrado y un portal de clientes se ejecutan en una sola plataforma, por lo que el registro de auditoría se genera como un efecto secundario del funcionamiento, en lugar de tener que reconstruirse en cada ciclo. Todas las auditorías ISO IEC 17025 realizadas desde la puesta en marcha en marzo de 2023 han sido superadas.
4
quedan unos meses para la puesta en marcha, frente a un alcance inicial previsto para varios años.
14
usuarios diarios en la plataforma integrada de Odoo.
ISO/IEC 17025
auditorías desde su puesta en marcha en marzo de 2023.
1
una plataforma que integra cinco aplicaciones de Odoo, el LIMS integrado y un portal de clientes, todo en un solo sistema.
Desde la recopilación de pruebas de auditoría hasta su análisis.
LFG Paris ya no recopila pruebas de auditoría; la plataforma las genera. La pregunta habitual ha pasado de ser «¿qué herramientas debemos combinar para demostrar el cumplimiento en este ciclo?» a «¿en qué parte del sistema se encuentra el rastro?». Para una institución de 95 años cuya autoridad se basa en el rigor de sus registros, esa es la postura estratégica a la que realmente apuntaba la consolidación. La eficiencia operativa es el efecto secundario.
Si esto te suena familiar, hablemos.
Sea cual sea el rumbo que esté tomando tu negocio y los obstáculos con los que te encuentres, lo mejor es empezar por consultar a un experto con experiencia en este tipo de proyectos, antes de decidirte por una dirección o una plataforma.
Profundiza
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Implementar Odoo
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