Siete laboratorios especializados en una única plataforma integrada de Odoo y LIMS.
Lonestar Alpha Laboratories, el grupo omaní de servicios de laboratorio que gestiona siete departamentos especializados desde 2007, sustituyó su antiguo sistema LIMS e incorporó un sistema ERP que le faltaba en una única plataforma en tan solo cuatro meses.
Sector
Laboratorios.
Lugar
Omán, con nuevas implantaciones de laboratorios previstas en toda la región de EMEA.
Escala
65 000 muestras al año. 268 empleados en el área de laboratorio, 83 usuarios activos de la plataforma.
Socio de Dynapps
Desde 2024.
Respaldo
Empresa independiente. Fundada en 2007 en Omán; actualmente es la empresa de análisis clínicos más grande y diversificada del país.
Antes de que Dynapps entrara en escena.
Lonestar Alpha Laboratories opera en Omán desde 2007 y se ha convertido en la empresa de análisis de laboratorio más grande y diversificada del país. Siete departamentos de laboratorio especializados abarcan materiales de obra y construcción, mecánica y metalurgia, seguridad alimentaria, control medioambiental y análisis de minerales. Cada departamento cumple la misma promesa: datos fiables que resisten cualquier auditoría.
Para cuando Lonestar empezó a buscar un nuevo socio, el sistema que sustentaba esa promesa ya no daba abasto. El LIMS existente estaba obsoleto y no podía hacer frente a las exigencias de siete equipos especializados, y no contaba con ningún sistema ERP que lo respaldara. Hajer AlFutaisi, jefa del departamento de análisis de alimentos, percibía esa carencia desde dos perspectivas: como responsable del laboratorio, que necesitaba información en tiempo real sobre el estado de las muestras, y como persona encargada de elaborar los informes periódicos para la administración general. El negocio del laboratorio estaba creciendo; los sistemas, no.
El reto
Dónde se notaban las grietas.
El informe de fin de mes como proyecto de dos semanas
El equipo de Hajer presentaba informes periódicos a la administración general basándose en hojas de cálculo manuales. Cada ciclo obligaba a los responsables de laboratorio a dejar de lado sus tareas operativas durante hasta dos semanas para recopilar los mismos datos a mano, y los informes llegaban mucho después del periodo al que se referían.
Siete departamentos, siete tipos de necesidades
Ensayos civiles, metalurgia, seguridad alimentaria, medio ambiente, minerales. Cada laboratorio tenía sus propios parámetros de ensayo especializados y sus propias convenciones de presentación de informes. Mantener todo ello integrado en un solo sistema, sin obligar a cada laboratorio a ajustarse a una única plantilla, era el problema que el LIMS anterior nunca había resuelto.
Por qué Lonestar eligió Odoo con LIMS en lugar de un conector.
El motivo no fue un nuevo mercado ni un organismo regulador. Se trató de una decisión estratégica tomada en el seno de Lonestar para incorporar un ERP y sustituir el LIMS al mismo tiempo, en una sola plataforma en lugar de dos sistemas unidos mediante un conector. Como explicó Hajer: «Inicialmente íbamos a optar por LabVantage, pero como nuestra empresa buscaba un sistema ERP integrado, nos decantamos por Odoo debido a su carácter de código abierto y su uso intuitivo. La elección del LIMS a partir de ahí fue evidente, ya que es la única solución integrada del mercado que combina las ventajas del ERP y del LIMS». Tres opciones sobre la mesa:
LabVantage como LIMS autónomo
El sistema LIMS especializado que Lonestar tenía previsto adoptar inicialmente habría resuelto los aspectos relacionados con el laboratorio, pero dejaba sin resolver la cuestión del ERP y requería un conector. Se descartó una vez tomada la decisión sobre el ERP.
Odoo con un LIMS independiente a través de un conector
Se consideró y se rechazó por la misma razón: la integración a través de un conector no era una integración.
Odoo más LIMs, integrado
LIMS es el único sistema LIMS integrado directamente en el ERP de Odoo. Sin conectores, una sola plataforma.
Cómo se llevó a cabo realmente la puesta en marcha
Cómo Lonestar puso en marcha Odoo y LIMS en cuatro meses.
A principios de 2024
Inicio de la implementación. Configuración del sistema, introducción de los parámetros de laboratorio, métodos de análisis y fijación de precios.
A mediados de 2024
El primer departamento de laboratorio entró en funcionamiento: el equipo, formado por 16 personas, comenzó a trabajar de una sola vez. El volumen de muestras pasó de unas pocas docenas de análisis a diez mil muestras al mes.
2025
Implantación por fases en otros dos departamentos; los cuatro restantes seguirán la misma línea.
Lo que ha creado Lonestar: un LIMS y un ERP de Odoo en una sola plataforma.
Una plataforma integrada de Odoo y LIMS abarca ahora los siete departamentos de laboratorio de Lonestar, sustituyendo al LIMS anterior e incorporando un sistema ERP donde antes no existía. El LIMS contiene los parámetros de ensayo por disciplina, el ciclo de vida de las muestras desde su recepción hasta su finalización, y un módulo de generación de informes de dos niveles: un estándar universal para los siete departamentos, más niveles específicos para cada departamento cuando es necesario. Junto con el LIMS, se pusieron en marcha los módulos de contabilidad, compras, ventas y mantenimiento de Odoo. Jennifer Defoux dirigió el proyecto por parte de Dynapps; cuatro meses desde el inicio hasta la puesta en marcha del primer departamento, con el equipo de 16 personas de ese laboratorio pasando al nuevo sistema de una sola vez en lugar de por partes.
Módulos: LIMS (ciclo de vida de las muestras · parámetros de ensayo específicos por disciplina · informes de dos niveles), contabilidad, compras, ventas y mantenimiento en Odoo.
La disciplina en todo momento.
Todos los flujos de trabajo que pasaban por el laboratorio y el ERP debían integrarse en una sola plataforma, sin necesidad de tender puentes entre ambos sistemas. Esta fue la norma que hizo que el LIMS fuera la opción natural en el momento en que se planteó la elección del ERP, y siguió siendo la norma en todas las decisiones posteriores durante la implantación.
Establecer un estándar único de presentación de informes en siete laboratorios.
El módulo de informes fue la parte en la que el equipo tuvo que reducir el ritmo, no la que se resolvió por sí sola. Siete laboratorios especializados tenían cada uno sus propias convenciones sobre cómo debía ser un informe. El reto era más difícil que digitalizar cualquiera de ellos: primero había que acordar un estándar de generación de informes universal para todos los departamentos y, a continuación, construir las capas específicas de cada departamento sobre esa base, sin eliminar los detalles específicos. La contrapartida fue el tiempo. Hajer fue directo al respecto: «Nos llevó algún tiempo conseguir que los informes funcionaran correctamente, pero una vez hecho esto, ya estábamos en marcha».
Antes entregábamos hojas de cálculo elaboradas a mano que tardábamos dos semanas en completar. Ahora puedo filtrar y exportar informes con facilidad; es un gran cambio.
Hajer AlFutaisi
Jefe del departamento de análisis de alimentos, Lonestar Alpha LaboratoriesLo que Lonestar enseñó a Dynapps sobre las implementaciones en múltiples laboratorios.
La estructura de Lonestar, compuesta por siete departamentos, definió el enfoque de Dynapps para las implementaciones en múltiples laboratorios. Se siguieron dos patrones. La metodología de implementación en múltiples laboratorios se rediseñó en torno a la creación de conjuntos de datos consolidados: acordar la estructura compartida una sola vez y, a continuación, superponer los detalles específicos de cada laboratorio, en lugar de empezar desde cero cada vez. Además, el motor de informes se modificó con adaptaciones para entornos con múltiples laboratorios, de modo que admitiera el patrón de informes «universal más específico» que requería la implementación de Lonestar. El objetivo a largo plazo es implementar un nuevo laboratorio en la plataforma en cuestión de días, no de meses. La propia expansión de Lonestar por la región EMEA es la primera prueba.
Las cifras
Para 2024, los análisis de laboratorio, el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) y la elaboración de informes se gestionaban en una única plataforma integrada.
Lo que antes eran dos piezas que faltaban —un LIMS obsoleto y la ausencia de un ERP que lo respaldara— es ahora una única plataforma. El LIMS gestiona el ciclo de vida de las muestras y los parámetros de ensayo de cada disciplina; Odoo se encarga de la contabilidad, las compras, las ventas y el mantenimiento; y un módulo de informes de dos niveles proporciona a cada departamento un estándar común, complementado con sus propias especificaciones. Los informes de fin de mes que antes mantenían a los responsables de laboratorio alejados de sus puestos de trabajo durante dos semanas ahora se generan mediante un simple filtro y exportación, y la plataforma se está implantando departamento por departamento en todo el grupo.
4
meses desde el inicio hasta que el primer departamento esté plenamente operativo.
16
el personal de laboratorio del primer departamento se instala de una sola vez el primer día.
2
semanas con los informes habituales, ahora se hace en cuestión de minutos gracias a la función de filtrar y exportar.
3
departamentos de laboratorio que están en funcionamiento o en fase de implantación, de un total de siete.
Cuando los informes dejan de ser un proyecto y se convierten en una consulta.
La pregunta habitual entre los responsables del laboratorio de Lonestar solía ser: «¿Cuánto tardarán los informes de este mes?». Esa pregunta ha dejado de ser el cuello de botella que limitaba la visión y la capacidad de decisión del laboratorio. La postura estratégica cambia: se pasa de gestionar laboratorios que sobreviven a su ciclo de informes a gestionar laboratorios cuyos datos están disponibles en el momento en que se solicitan. Los informes dejan de ser un proyecto y pasan a ser una consulta.
Si esto te suena, hablemos.
Sea cual sea el rumbo que esté tomando tu negocio y los obstáculos con los que te encuentres, lo mejor es empezar por consultar a un experto con experiencia en este tipo de proyectos, antes de decidirte por una dirección o una plataforma.
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Implementar Odoo
Desde el proyecto inicial hasta la puesta en marcha, diseñado en función de cómo funciona realmente tu sector.
Sustitución de un sistema ERP heredado
El sistema ERP que ayudó a construir la empresa ahora la frena. Un sistema de SAP Business One, Exact, Navision, Sage o una solución a medida, con una trayectoria de diez o veinte años, ocupa el centro de las operaciones, envuelto en integraciones y hojas de cálculo que solo unas pocas personas comprenden.
Laboratorios
De la muestra al resultado. LIMS para laboratorios internos y comerciales.
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