Odoo unifica tres entidades del Grupo Obiz en un plazo de doce meses.
Cómo la elección del sistema ERP de una empresa adquirida se convirtió en la columna vertebral de todo el Grupo Obiz, y qué fue necesario para ampliar su uso más allá del propio equipo financiero de la empresa matriz.
Sector
Servicios. Marketing relacional y fidelización de clientes.
Lugar
Francia. Tres entidades del grupo (Obiz, HA plus PME, Ski Loisirs Diffusion).
Escala
~30 000 asientos contables al año tanto en Obiz como en Adelya; en Ski Loisirs Diffusion, el volumen es diez veces mayor.
Socio de Dynapps
Desde 2023.
Respaldo
Sociedad cotizada. Euronext Growth París (símbolo bursátil ALBIZ) desde mayo de 2021.
Antes de que Dynapps entrara en escena.
En la primavera de 2022, Obiz, una plataforma de marketing relacional y fidelización con sede en Lyon que había salido a cotizar en Euronext Growth Paris el año anterior, acababa de cerrar su primera adquisición: Adelya, una empresa pionera en fidelización de clientes y tecnología NFC con sede en Toulouse. Esa operación convirtió a Obiz en la matriz de una empresa más pequeña y más técnica que ya había hecho algo que la propia Obiz no había hecho: elegir un ERP. Adelya había seleccionado Odoo y a un integrador francés (Scopea, ahora Dynapps France) para implantarlo en la gestión de proyectos, CRM, ventas, compras, RR. HH. y el resto.
Más adelante, ese mismo año, Leïla Chojnacki se incorporó a Obiz como directora general adjunta y directora financiera. Ya conocía Odoo por un puesto anterior en una empresa de servicios informáticos. En cuestión de meses, se planteó la pregunta que determina si una adquisición de un grupo da lugar a una sola empresa o si se mantienen dos: ¿debería el resto del grupo —la propia Obiz, HA plus PME y Ski Loisirs Diffusion— incorporarse a la misma plataforma?
Por qué Obiz extendió el uso de Odoo de la empresa adquirida a todo el grupo.
El catalizador ya estaba presente. El proyecto de Odoo de Adelya, firmado antes de la adquisición, seguía adelante. Cuando Leïla llegó a Obiz en 2022, la cuestión no era si elegir un ERP, sino en qué medida aplicar el que ya había elegido una filial recién adquirida. Había tres opciones sobre la mesa.
Dejar Adelya en Odoo y mantener Obiz con sus herramientas actuales
Obiz habría pasado su primer año como empresa integrada conciliando dos realidades operativas en lugar de gestionar una sola.
Elige un sistema ERP diferente para la empresa matriz e intégralo a nivel de datos
La opción siguió en liza hasta que se comparó el coste de dos implementaciones paralelas, más una capa de integración permanente entre ambas, con el coste de ampliar lo que ya estaba en funcionamiento.
Ampliar el uso de Odoo y Scopea de Adelya al resto del grupo
Leïla ya se había convencido de las ventajas de Odoo en un puesto anterior; la relación existente con Scopea estaba dando resultados en Adelya; y el hecho de centrarse en tres procesos (contabilidad, compras y ventas) hacía que fuera factible una implantación en doce meses.
Cómo se llevó a cabo realmente la puesta en marcha
Cómo Obiz integró tres entidades del grupo en una sola instancia de Odoo en doce meses.
2021
Adelya elige Odoo y Scopea antes de la adquisición.
2022
Obiz cierra la adquisición de Adelya. Leïla Chojnacki se incorpora como directora general adjunta y directora financiera.
2023
Obiz (empresa matriz) se pone en marcha en Odoo con Dynapps France. El grupo adquiere Ski Loisirs Diffusion; se amplía el alcance de la implantación.
2025
SLD entra en funcionamiento en Odoo y gestiona alrededor de 200 000 pedidos al mes.
Lo que gestiona el Grupo Obiz con Odoo: contabilidad, compras, ventas y suscripciones.
La implementación de Obiz se puso en marcha en doce meses debido a que el alcance del proyecto era limitado. Tres procesos constituyeron toda la primera fase: contabilidad, compras y, posteriormente, ventas, implementados en ese orden por recomendación de William, en contra del instinto inicial de Leïla de empezar por las ventas. Los datos contables históricos de 2022 se migraron a principios de año; el equipo cerró el ejercicio 2022 según el sistema anterior y comenzó 2023 directamente en Odoo. Se dejó de introducir manualmente las facturas de los proveedores, ya que el reconocimiento automático y la precontabilidad se encargaban de la mayor parte del trabajo, y las conexiones bancarias cerraban el ciclo. El módulo de Suscripciones pasó a ser fundamental, ya que es la forma en que el grupo gestiona las relaciones comerciales recurrentes, junto con el módulo de Compras, que gestiona y realiza el seguimiento de los pedidos diarios. Se automatizaron los cálculos de periodificaciones y gastos devengados. Dos consultores por parte de Dynapps France y dos interlocutores por parte de Obiz.
Módulos: Contabilidad, compras, ventas, suscripciones.
La disciplina en todo momento.
En primer lugar, Odoo tal y como viene de fábrica. La interpretación que Dynapps France hizo del alcance del proyecto Obiz fue que no se necesitaban desarrollos específicos; la configuración estándar bastaría, y así fue. En la propia retrospectiva de Leïla, el equipo «nos retó a optimizar nuestros procesos y evitar desarrollos específicos innecesarios». Ese fue el principio que guió todas las decisiones, y lo que hizo creíble el plazo de doce meses.
Lo difícil fue la disciplina que supuso que me dijeran que no.
La adquisición de una empresa, la integración de sus equipos y el cambio de herramientas, todo ello simultáneamente en tres entidades a la vez, supuso una gran carga para los equipos de Obiz, Adelya y SLD. El momento más delicado no fue de carácter técnico. A mitad del proyecto, cambió el principal interlocutor por parte del cliente.
El proyecto tenía un gran peso político. Las decisiones organizativas, los límites del alcance y los hábitos heredados de tres entidades diferentes se dieron cita en una misma sala. El cambio de punto de contacto único obligó al equipo a redefinir el mandato, reajustar las concesiones que ya se habían hecho y mantener la disciplina de no salirse del guion, justo cuando la tentación de reabrir cuestiones ya cerradas era más fuerte.
El equipo de Dynapps nos planteó el reto de optimizar nuestros procesos y evitar desarrollos específicos innecesarios. Su enfoque nos permitió estructurar nuestro ERP de manera eficiente y anticiparnos a los siguientes pasos.
Leïla Chojnacki
Director general adjunto y director financiero del Grupo ObizDos modelos que aplicamos actualmente en las implementaciones posteriores a la adquisición.
De este proyecto surgieron dos patrones que ahora se aplican a otros clientes tras una fusión o adquisición. Orden de implementación para las puestas en marcha tras una adquisición: primero la contabilidad, luego las compras y, por último, las ventas, siempre que la consolidación financiera sea la limitación determinante. Esta es la recomendación por defecto actualmente cuando un grupo que cotiza en bolsa tiene que publicar sus primeros resultados consolidados tras una adquisición. El segundo patrón consiste en heredar y ampliar, en lugar de empezar de cero. Hacerse cargo de una implementación de Odoo a través de una adquisición y ampliarla a la empresa adquirente cambia la economía del proyecto: la relación, las opciones de configuración y la disciplina de «listo para usar» ya están establecidas. Ahora es la primera opción que Dynapps France examina cuando un cliente llega con un objetivo que ya está trabajando con Odoo.
Las cifras
En 2023, tres entidades del Grupo Obiz operaban sobre una única plataforma Odoo.
Doce meses después de que se cerrara la adquisición, las áreas de contabilidad, compras y ventas funcionaban con un único sistema Odoo en todo el grupo. Las facturas de los proveedores se registran y contabilizan automáticamente, y las conexiones bancarias completan el proceso; el módulo de suscripciones gestiona las relaciones comerciales recurrentes y las periodificaciones se calculan automáticamente. Una migración posterior de la versión 16 a la 17 duró una semana.
12
meses desde el cierre de la adquisición hasta la implantación de un sistema contable único en las tres entidades del grupo
1
semana de la migración de la versión 16 a la 17, tras la validación de la base de pruebas. La versión 18 ya está en fase de planificación.
80 %
de las facturas de proveedores procesadas sin necesidad de introducir los datos manualmente, mediante el reconocimiento automático y las conexiones bancarias.
Cuando el sistema ERP de la empresa adquirida se convierte en la columna vertebral del grupo.
La decisión de la filial adquirida de optar por Odoo, tomada antes de que se cerrara la operación, acabó determinando la forma en que la empresa matriz gestiona su contabilidad, sus compras y sus ventas. Fue la empresa adquirente la que amplió la plataforma de la empresa objetivo, y no al revés, y la siguiente adquisición se integró en una plataforma ya diseñada para absorberla.
Si esto te suena, hablemos.
Sea cual sea el rumbo que esté tomando tu negocio o los obstáculos con los que se esté topando, un experto con experiencia en este tipo de proyectos es la persona ideal a la que acudir antes de decidirte por una dirección o una plataforma.
Profundiza
Sigue leyendo.
Implementar Odoo
Desde el proyecto inicial hasta la puesta en marcha, diseñado en función de cómo funciona realmente tu sector.
Consolidación de operaciones
Múltiples entidades, múltiples sistemas, una sola empresa sin una visión global de sí misma. El crecimiento mediante adquisiciones o la expansión internacional ha hecho que cada entidad presente su propia versión de las cifras.
Servicios profesionales
Proyectos, personal y resultados financieros, todo gestionado a partir de un único modelo.
Más historias como esta
- Energía y servicios públicos
Energía y servicios públicos
Una plataforma Odoo para una consultora energética con múltiples empresas: Tunérgia sustituye a Telegram, Excel y otras herramientas dispersas
Tras dieciséis años utilizando papel, Excel y Telegram, Tunérgia ha reunido su servicio de consultoría energética para múltiples empresas en una única plataforma Odoo con Dynapps: clientes potenciales, proyectos, firmas y encuestas, todo ello en un único lugar con trazabilidad.
- Servicios financieros
Servicios financieros
Cómo gestiona Régie Châtel todas las reuniones de PPE en una sola plataforma
Una agencia familiar suiza gestiona más de 100 comunidades de propietarios a través de una plataforma personalizada desarrollada con Dynapps. Esta ha sustituido a un flujo de trabajo basado en plantillas de Word y hojas de cálculo de Excel.
- Alimentación y bebidas
Alimentación y bebidas
Una plantilla de Odoo para las 14 plantas de producción de Puratos repartidas por cuatro continentes
Empresa belga familiar dedicada a la fabricación de ingredientes, con 75 centros de producción repartidos por 55 países. Se mantuvo el sistema SAP en las plantas más grandes; se creó una plantilla de Odoo para las adquisiciones más pequeñas.
- Servicios financieros
Servicios financieros
Una única plataforma Odoo, gestionando desde 100 hasta 36 000 bicicletas de alquiler
Cyclis Bike Lease pasó de ser una startup fundada por cuatro personas en Hasselt a contar con más de 36 000 bicicletas en alquiler. Dynapps sustituyó la solución casera de los fundadores por una única plataforma Odoo capaz de adaptarse al crecimiento del negocio.
- Laboratorios
Laboratorios
Siete laboratorios especializados en una única plataforma integrada de Odoo y LIMS
Siete departamentos de laboratorio especializados repartidos por todo Omán, 65 000 muestras al año. El grupo sustituyó un sistema LIMS obsoleto e incorporó un ERP en una plataforma integrada de Odoo y LIMS en cuatro meses.
- Fabricación
Fabricación
De cientos de archivos dispersos a una sola pantalla por cliente: cómo Todotrofeo reestructuró su departamento de ventas en Odoo
Una empresa española familiar dedicada a la fabricación de trofeos y medallas personalizados pasó de utilizar una herramienta básica a Odoo con Dynapps. Ahora, una sola pantalla por cliente permite gestionar la consulta, el presupuesto, el pedido y el diseño.
- Energía y servicios públicos
Energía y servicios públicos
Sensorfact sustituyó las compras basadas en la intuición por Odoo
Empresa holandesa de tecnología climática en expansión, con más de 200 empleados que prestan servicio a 1.600 clientes industriales en 40 países. En cinco meses, Odoo sustituyó las compras basadas en la intuición por un único sistema que integra compras, inventario, contabilidad y ventas.
- Venta al por menor y al por mayor
Venta al por menor y al por mayor
Un único sistema Odoo para ventas, compras y contabilidad: transición de cuatro meses
Distribuidor suizo de ropa de empresa y artículos promocionales, con 13 usuarios en Odoo. Una sola plataforma cubre ahora las ventas, las compras y la contabilidad, poniendo fin a una búsqueda de varios años.
- Venta al por menor y al por mayor
Venta al por menor y al por mayor
Una plataforma Odoo como columna vertebral para un distribuidor de productos de seguridad B2B, con el 95 % de los pedidos gestionados a través de la tienda online
Una empresa española de distribución B2B de equipos de seguridad de alta visibilidad pasó de un sistema heredado personalizado a Odoo. Una tabla de pedidos al por mayor en la plataforma estándar de comercio electrónico gestiona ahora el 95 % de sus pedidos.
- Laboratorios
Laboratorios
Cinco aplicaciones, un LIMS, una plataforma Odoo
El laboratorio gemológico más antiguo del mundo, con entre 12 y 14 usuarios diarios en París. Ha centralizado sus procesos de cumplimiento normativo, operaciones y generación de informes en una única plataforma Odoo con un sistema LIMS integrado.