Una única plataforma Odoo, desde 100 hasta 36.000 bicicletas de alquiler.
Cómo una empresa belga pionera en el alquiler de bicicletas multiplicó por más de 300 sus operaciones utilizando la misma plataforma Odoo, al enfocar la digitalización como una gestión del cambio y no como una mera cuestión tecnológica.
Sector
Servicios: alquiler de bicicletas como prestación para empleados.
Lugar
Bélgica, Hasselt.
Escala
Más de 36 000 bicicletas, 48 millones de euros, unos 40 empleados.
Socio de Dynapps
Desde 2017.
Respaldo
Dirigida por sus fundadores desde 2014.
Antes de que Dynapps entrara en escena.
Cyclis Bike Lease, la empresa belga de alquiler de bicicletas que actualmente cuenta con una flota de más de 36 000 bicicletas, comenzó como un proyecto de una escuela de negocios. A principios de 2014, cuatro cofundadores (Bart Criel, Joep Kempen, Guy Kempen y Geoffrey Van der Holt) constituyeron la empresa en Hasselt para poner a prueba una única propuesta: el alquiler de bicicletas como beneficio para los empleados. El mercado aún no existía. Los fundadores dedicaron los dos primeros años a ajustar el producto al mercado, abriendo cuentas con SD Worx, AXA y Van Hout, y convenciendo a los distribuidores de bicicletas, acostumbrados al fax y al papel, para que se sumaran al proyecto. La decisión que estaban a punto de tomar sentaría las bases técnicas de todo lo que vendría después.
El reto
Dónde se notaban las grietas.
La cuestión del fax
Cyclis dependía de una red nacional de distribuidores de bicicletas independientes. En los primeros años, los distribuidores preguntaban si Cyclis disponía de un fax para recibir pedidos; el correo electrónico era algo nuevo para algunos. El canal de ventas funcionaba con papel, sin conexión con ningún sistema.
El equipo de ERP, compuesto por 2,5 personas
Bart, de Cyclis, eligió Odoo a propósito y lo configuró él mismo, dedicándole parte de su tiempo. Funcionó para cientos de bicicletas. Pero las tareas no esenciales (seguridad del servidor, infraestructura) acabaron acaparando todo el tiempo. Dos personas y media no podían gestionar la empresa y el ERP al mismo tiempo.
Las próximas mil bicicletas
Cada nuevo contrato de alquiler suponía añadir un proceso de gestión de seguros, una notificación al finalizar el contrato y un expediente de cliente que debía conservarse durante años. La configuración manual que realizaba el equipo de Cyclis estaba a punto de colapsar.
Por qué Cyclis eligió un socio de integración de Odoo.
En 2016, el crecimiento tenía una fecha límite. La flota se acercaba al umbral en el que la configuración «hágalo usted mismo» dejaría de ser escalable, por lo que el director ejecutivo, Joep Kempen, decidió buscar un socio. Se barajaron tres opciones:
Sigue comprando directamente a Odoo
El equipo de Cyclis ya había llegado al límite de lo que el servicio de asistencia del fabricante del software podía resolver en esa fase.
Contrata a expertos internos en Odoo
Se mantuvo en la carrera. Se quedó atrás en cuanto a la capacidad de escalar rápidamente; desarrollar la competencia interna en Odoo habría alejado a los fundadores del trabajo comercial durante demasiado tiempo.
Encuentra un socio de integración de Odoo
Joep acabó en Dynapps tras una búsqueda minuciosa. Las razones que da ahora no tienen nada de romántico: una sede central cerca de Hasselt, un equipo lo suficientemente grande como para crecer junto con Cyclis y unos ingenieros capaces de aprender los procesos con la rapidez necesaria para seguir el ritmo de la empresa.
Cómo se llevó a cabo realmente la puesta en marcha
Cómo Cyclis amplió su sistema Odoo, pasando de una solución propia a gestionar 36.000 bicicletas.
2015
Implementación propia en Odoo, a cargo de Bart Criel, de Cyclis.
2017
Comienza la colaboración con Dynapps; se pone en marcha la primera implementación de comercio electrónico de Odoo.
2020
Comienza el ciclo de consultoría presencial quincenal, justo antes de la COVID, lo que nos da una ventaja mientras la competencia se queda estancada.
A principios de 2023
Las operaciones se dividen en proyectos y apoyo; cada área cuenta con un consultor in situ un día a la semana, con seguimientos semanales
Finales de 2023
La flota de bicicletas de sustitución se ofrece como un módulo estándar de Odoo, una primicia en el mercado, en una red que ya cuenta con más de 36 000 bicicletas.
2026
Preparación para la facturación electrónica Peppol con vistas a la entrada en vigor de la normativa el 1 de enero de 2026.
Lo que Cyclis gestiona en Odoo: todo el ciclo de vida de los contratos de alquiler.
Cyclis gestiona todo el ciclo de vida de sus contratos de alquiler en Odoo: presupuestos y pedidos, seguimiento de pedidos, facturación, comercio electrónico, servicio de campo y los flujos de trabajo de seguros que gestionan los casos diarios de robos y accidentes. Lo que comenzó como un trabajo de configuración en torno a unos pocos modelos de bicicletas es ahora una columna vertebral operativa que integra nuevos productos sin necesidad de rediseños. El primer proyecto importante de Odoo fue la plataforma de comercio electrónico en 2017, un proyecto específico de unos 15 000 €: Mathias Tielemans y Axel por parte de Dynapps, y unas cinco personas por parte de Cyclis. A medida que la plataforma se expandía, también lo hacía el propio equipo de Cyclis. Lo que comenzó con un fundador configurando Odoo a tiempo parcial se convirtió en un grupo de TI dedicado (ingenieros full-stack, soporte de aplicaciones, infraestructura, analistas de negocio), usuarios clave integrados en cada equipo funcional y un equipo financiero completo (director financiero, controller, contabilidad) que opera directamente en los flujos de Odoo.
Módulos: presupuestos y pedidos, seguimiento de pedidos, facturación, comercio electrónico, servicio de campo, flujos de trabajo de seguros.
La disciplina en todo momento.
Odoo tal y como viene de fábrica, configurado para la escalabilidad antes de que esta llegara. Dynapps no solo resolvió el problema de 2017; el equipo se preguntó si el mismo enfoque seguiría funcionando con 30 000 bicicletas. A medida que la funcionalidad estándar de Odoo ha madurado, gran parte de la capa de personalización inicial se ha retirado en favor de los módulos estándar.
Por qué el mayor reto de Cyclis fue la gestión del cambio, y no Odoo.
Lo más difícil no fue la plataforma. Lo difícil fue que, a medida que Cyclis pasaba de tener cuatro fundadores a cuarenta empleados, siguió creando procesos en Odoo sin contar con la participación de las personas que realmente iban a ponerlos en práctica.
Cyclis se topó con este obstáculo más de una vez. Cada iteración se lanzó desde el punto de vista técnico; pero cada una de ellas también puso de manifiesto hábitos operativos que los fundadores no habían detectado, ya que las personas más cercanas al trabajo no estaban presentes cuando se decidió el diseño. El problema radicaba en la forma en que se gestionaba el cambio, no en un error de Odoo ni en una deficiencia en la entrega. La lección que el equipo de Bart ahora reconoce abiertamente: involucrar a los compañeros de operaciones desde el principio. Un proyecto de digitalización es, ante todo, un proyecto de gestión del cambio.
Los proyectos de digitalización no son proyectos tecnológicos. Son proyectos de gestión del cambio.
Bart Criel
Cofundador de Cyclis Bike LeaseEl día de las visitas presenciales es para el futuro.
Lo que Dynapps extrae de esta colaboración es la visión a largo plazo y una práctica en particular. La cadencia quincenal de consultoría presencial en Cyclis comenzó justo antes de la COVID, se mantuvo durante la pandemia y le dio a Cyclis una ventaja en un momento en el que la mayoría de los competidores se paralizaron. En 2023, cuando Cyclis dividió sus operaciones en proyectos y soporte, cada área contó con un consultor de Dynapps in situ un día a la semana, con seguimientos semanales. La jornada in situ está orientada al futuro, no al presente, y en ella los dos equipos trabajan en lo que está por venir antes de que llegue a la plataforma.
El cambio más profundo radica en que la relación ya no se basa únicamente en un contrato de servicios, y ese mismo ritmo determina la forma en que Dynapps interactúa con los clientes cuyos procesos evolucionan a un ritmo más rápido del que puede abarcar un ciclo trimestral.
Las cifras
Los nuevos productos se envían ahora en cuestión de días, no de meses.
Dos iniciativas recientes relacionadas con el producto ponen de manifiesto las posibilidades que ofrece esta plataforma. A finales de 2023, Cyclis lanzó una flota de bicicletas de sustitución para los clientes cuyas bicicletas se encontraban en el taller, lo que sigue siendo una primicia en el mercado, y pudo llevarse a cabo gracias a que un módulo estándar de Odoo se integró en la configuración existente. La segunda iniciativa es de carácter normativo: cuando Bélgica confirmó que la facturación electrónica Peppol sería obligatoria a partir del 1 de enero de 2026, el equipo la preparó dentro de Odoo a partir de 2023, llevó a cabo el ciclo completo de pruebas y coordinó a clientes y proveedores para que la puesta en marcha fuera un evento programado.
Más de 36.000
bicicletas en una plataforma Odoo (2023).
48 millones de euros
ingresos en 2023, con unos 40 empleados.
2
El personal se encarga de gestionar todos los trámites relacionados con los seguros, ya que cada paso se realiza de forma digital.
7+
años en la misma plataforma, pasando de unos pocos cientos de bicicletas a más de 36 000.
De «las próximas mil bicicletas» a «¿qué viene ahora?».
El cambio radica en lo que Cyclis puede hacer ahora sin tener que pedir permiso a la plataforma. En 2017, la pregunta era: ¿podrá nuestra configuración de Odoo gestionar las próximas mil bicicletas? A finales de 2023, la pregunta había pasado a ser: ¿qué queremos lanzar a continuación? El lanzamiento de la flota de bicicletas de sustitución y la preparación para Peppol de cara a 2026 son las respuestas en miniatura. La estructura aguanta; el equipo se centra en el producto, no en la infraestructura.
Si esta situación te suena, hablemos.
Sea cual sea el rumbo que esté tomando tu negocio y los obstáculos con los que te encuentres, lo mejor es empezar por consultar a un experto con experiencia en este tipo de proyectos, antes de decidirte por una dirección o una plataforma.
Profundiza
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Implementar Odoo
Desde el proyecto inicial hasta la puesta en marcha, diseñado en función de cómo funciona realmente tu sector.
Prepararse para la próxima fase de crecimiento
La empresa está lista para crecer. Los sistemas, no. Una trayectoria respaldada por capital riesgo, nuevos mercados, adquisiciones en perspectiva y unos gastos administrativos que frenan precisamente ese crecimiento que deberían facilitar.
Servicios financieros
Incorporación, facturación y generación de informes, todo en una sola plataforma.
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