Una plataforma a medida para la elaboración de presupuestos, la gestión de pedidos y la gestión de obras en Despraz
Cómo una empresa familiar suiza dedicada a las tuberías industriales sustituyó un conjunto heterogéneo de herramientas estándar por una plataforma a medida, en dos fases.
Sector
Energía y servicios públicos.
Huella
Granges-Marnand, Vaud, Suiza.
Escala
Proyectos que abarcan desde pequeñas instalaciones hasta grandes complejos industriales (alimentación, sector farmacéutico, biotecnología, incineración).
Socio de Dynapps
Desde 2020.
Respaldo
Empresa familiar. Despraz Holding SA, fundada en 1988 por Jean-Daniel Despraz.
Antes de que Dynapps entrara en escena.
A finales de 2020, Despraz SA cumplía 32 años y crecía a un ritmo que su software ya no podía seguir. La empresa diseña, prefabrica e instala tuberías industriales y sistemas térmicos desde su taller de Granges-Marnand, en la región de Broye, en el cantón de Vaud. Jean-Daniel Despraz había fundado la empresa en 1988, y la siguiente generación ya estaba presente: Rachel Catellani, su hija, en el equipo directivo como responsable administrativa, y su hermano Mathieu Despraz en el consejo de administración. Bajo ese crecimiento se escondía un problema silencioso. El software estándar que la empresa había estado utilizando ya no se ajustaba a la forma en que Despraz trabajaba realmente: los presupuestos, las confirmaciones de pedidos, los registros de proveedores, los historiales de clientes y la oficina de ingeniería se encontraban en lugares diferentes. Rachel veía cómo la brecha se ampliaba. La decisión se avecinaba: seguir parcheando o crear algo que se adaptara al negocio.
El reto
Dónde se notaban las grietas.
Dos jefes de proyecto, dos presupuestos
Sin una base tarifaria común, dos jefes de proyecto que fijaran el precio de un trabajo similar podían llegar a cifras notablemente diferentes. Los plazos y los precios quedaban en la mente de cada jefe de proyecto y en sus propias hojas de cálculo. Manuel Gürner, jefe de proyecto desde hace cuatro años, afirmó que la diferencia en el precio de un trabajo idéntico era real, no teórica.
Elaboración de presupuestos en Excel, precios calculados a mano
Cuando Manuel tenía que preparar una oferta voluminosa en Excel, abría la antigua herramienta solo para copiar los precios y los tiempos de mano de obra, línea por línea. Los datos estaban en un sitio, pero el trabajo se hacía en otro.
Contabilización por partida doble en el back office
La misma referencia de cliente, proveedor o producto se introducía en más de un sistema en la oficina técnica, la secretaría, contabilidad y logística. Cada nueva introducción suponía un riesgo de que los datos se alteraran.
Por qué Despraz optó por una plataforma desarrollada a medida en lugar de un software comercial.
A finales de 2020, la cuestión dejó de ser si había que sustituir las herramientas existentes y pasó a ser cómo hacerlo. Rachel dirigió el análisis por parte de Despraz, y el equipo revisó sus necesidades y procesos en detalle antes de que nadie tocara el software. La conclusión: un producto estándar no se adaptaría al funcionamiento real de Despraz. Despraz necesitaba algo creado a su medida.
Tres factores influyeron en la elección:
A medida frente a estándar.
Los productos estándar no se ajustaban a la forma en que Despraz los presupuestaba, fabricaba e instalaba. Adaptar cualquiera de ellos lo suficiente como para que encajaran habría dado lugar a un mosaico imposible de mantener.
Basado en la web, no local.
Una plataforma web significaba no tener que mantener servidores locales ni realizar copias de seguridad, por lo que el equipo de Despraz pudo centrar sus esfuerzos en el negocio en lugar de en la infraestructura.
Un socio en Suiza con el que se puede contactar directamente.
El equipo de Despraz quería tener contacto directo con las personas que desarrollaban la plataforma, en el mismo país y en el mismo idioma. Dynapps tenía su sede en Bulle, a un corto trayecto en coche al otro lado del cantón.
Cómo se llevó a cabo realmente la puesta en marcha
Cómo Despraz creó su plataforma personalizada en dos fases
2020
La colaboración con Dynapps comienza con una reunión inicial, un análisis de necesidades y el establecimiento de prioridades por parte de Despraz.
2022
La plataforma personalizada entra en funcionamiento para los datos maestros de productos, clientes, proveedores y oficinas de ingeniería, y pone en marcha los procesos de presupuestos, confirmación de pedidos y gestión administrativa de las obras.
2025
Se inicia el trabajo en el control de horas, la gestión de ausencias, las facturas de proveedores y la facturación a clientes.
2026
La plataforma abarca todo el ciclo de vida de una obra, desde el presupuesto hasta la finalización, en un único sistema.
Lo que Dynapps desarrolló para Despraz: una base de tarifas, desde el presupuesto hasta el cierre
Dynapps Switzerland desarrolló un software empresarial a medida que gestiona los datos compartidos de Despraz y los flujos de trabajo asociados. La clave es una base de tarifas única: todos los jefes de proyecto elaboran sus presupuestos a partir de los mismos precios y tiempos de mano de obra, y los números de artículo se resuelven con solo pulsar una tecla. En funcionamiento desde 2022: datos maestros, presupuestos, confirmación de pedidos, administración de obras. En funcionamiento desde febrero de 2026: horas, ausencias, facturación a proveedores y clientes, planificación de obras. La plataforma cubre ahora una obra desde el presupuesto hasta el cierre. Aproximadamente 80 semanas desde el inicio hasta la primera puesta en marcha, con dos desarrolladores de Dynapps y cuatro usuarios clave de Despraz.
Módulos: datos maestros (productos, clientes, proveedores, oficina de ingeniería), elaboración de presupuestos, confirmación de pedidos, gestión de obras, control de horas y bajas, facturas de proveedores, facturación a clientes, planificación de obras.
La disciplina en todo momento.
Empieza por las prioridades que el cliente establezca en primer lugar y, a continuación, amplía el proyecto por fases. La primera tarea de Despraz con Dynapps consistió en establecer prioridades, no en dar instrucciones: por dónde empezar y qué podía esperar. La plataforma se desarrolló a partir de ese orden.
Lo más difícil fue el tiempo del cliente, no la construcción
Lo más difícil fue el tiempo, por parte del cliente. Rachel lo dice sin rodeos: el principal reto fue el tiempo que ella misma tuvo que dedicar al desarrollo y la puesta en marcha, sin dejar de lado su trabajo diario.
Crear una plataforma a medida no es una simple tarea de contratación que se pueda delegar. Alguien del lado del cliente tiene que decidir qué hace realmente la empresa, en qué orden y con qué concesiones. Ese trabajo no tiene ningún glamour y compite con todo lo demás que hay en la agenda. Manuel añade la versión práctica del mismo problema: el equipo tenía «la tête dans le guidon», la nariz pegada al manillar, pasando por alto fácilmente la reflexión previa. Lo señala como lo único que los proyectos futuros no deberían subestimar en el presupuesto.
La aceptación dentro de la empresa fue otro punto de fricción, menor pero real. Rachel señala que hubo un periodo de transición que resultó «delicado» para algunos compañeros. La aceptación general llegó, pero no desde el primer día.
Esta solución ha cambiado nuestra forma de trabajar. Ha aportado una verdadera disciplina a nuestro trabajo y a nuestros registros.
Rachel Catellani
Responsable administrativa, Despraz SALas cifras
Para 2026, una plataforma personalizada gestionará Despraz desde el presupuesto hasta el cierre.
Se acabó el mosaico de herramientas estándar y hojas de cálculo personales. Una plataforma hecha a medida alberga los datos maestros compartidos y la base de tarifas única a partir de la cual todos los jefes de proyecto elaboran sus presupuestos, y desde que la fase 2 entró en funcionamiento en febrero de 2026, también gestiona las horas, las ausencias, las facturas de los proveedores y la facturación a los clientes. Todo el ciclo de vida de una obra, desde el presupuesto hasta el cierre, se gestiona ahora en un solo lugar.
3.339
obras gestionadas en la plataforma.
1.396
clientes y proveedores en los datos maestros compartidos.
75
presupuestos generados a través de la plataforma, de enero a mayo de 2026.
80
semanas desde el inicio de la fase 1 (finales de 2020) hasta la puesta en marcha de la fase 1 (2022).
De «¿De qué Excel lo copio?» a «¿Dónde está el número de artículo?»
Cuando el próximo jefe de proyecto se incorpore a Despraz, la pregunta ya no será «¿qué Excel copio?», sino «¿dónde está el número de artículo?». La plataforma ha convertido el conocimiento implícito que residía en las mentes y las hojas de cálculo individuales en una base de referencia compartida que toda la empresa utiliza para elaborar presupuestos, realizar pedidos y emitir facturas. Ese cambio, de que cada gestor de proyectos gestionara su propia versión del negocio a que todos gestionaran la misma, es lo que la plataforma se propuso lograr. Desde febrero de 2026, la misma lógica se extiende desde la oficina de atención al público hasta la gestión del tiempo, las ausencias y la facturación.
Si esto te suena, hablemos.
Sea cual sea el rumbo que esté tomando tu negocio o los obstáculos con los que se esté topando, un experto con experiencia en este tipo de proyectos es la persona ideal a la que acudir antes de decidirte por una dirección o una plataforma.
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