Una única plataforma Odoo para tres tiendas online y catorce mercados europeos.
Tres empresas, tres sistemas ERP, tres tiendas online, tres componentes de middleware. Cuando el fabricante del sistema central decidió dejar de prestar servicio, Orion lo integró todo en una única plataforma Odoo: una base de datos central, flujos interempresariales entre las entidades y las tres tiendas online integradas de principio a fin.
Sector
Venta al por menor y al por mayor.
Lugar
Un almacén en Veghel (Países Bajos) que abastece a 14 países europeos a través de tres empresas.
Escala
Tres empresas, tres tiendas online, una plataforma Odoo con flujos entre empresas.
Socio de Dynapps
Desde 2022.
Respaldo
Atraxion (empresa matriz/inversora, y también cliente de Dynapps).
Antes de que Dynapps entrara en escena.
Orion Automotive es una empresa holandesa especializada en accesorios para furgonetas fundada en 1999. En 2020, la empresa formaba parte de una sociedad matriz (Atraxion) y operaba como tres entidades jurídicas: la propia Orion (Países Bajos, la sede central), una tienda online B2C neerlandesa y una tienda online B2C alemana con su propio régimen de IVA. Cada entidad gestionaba su propio ERP, su propio sitio web y su propio middleware. Todo lo que hacía Orion, lo hacía tres veces.
En agosto de 2020, Gerry Goormans asumió el cargo de director general. Llegó con un programa de transformación de seis años denominado «Proyecto 2025»: duplicar la facturación en cinco años sin mermar los márgenes, profesionalizar las operaciones y expandirse por toda Europa. La sustitución del sistema ERP estaba prevista para la fase cinco (2025). Pero en 2022, el fabricante del ERP central anunció que dejaría de ofrecerlo, por lo que la fase cinco tuvo que llevarse a cabo de inmediato.
El reto
Donde se notaban las grietas.
Tres de cada cosa
Tres empresas significaban tres paquetes de ERP, tres sitios web y tres componentes de middleware. Para actualizar un producto había que iniciar sesión en tres sistemas de gestión interna y realizar el mismo cambio tres veces. Cada cliente aparecía tres veces; había que conciliar el stock en tres sistemas. Gerry: «Todo lo que hacíamos, teníamos que hacerlo tres veces».
El sistema ERP central ya existe
En 2022, el fabricante del sistema ERP central (Mamut Business Software) anunció el fin de su ciclo de vida. El sistema, que gestionaba las ventas, las compras, el inventario y la contabilidad, estaba a punto de dejar de recibir soporte técnico, sin que hubiera ninguna alternativa prevista. El proyecto del ERP, previsto para 2025, tenía que ponerse en marcha de inmediato.
Carritos y cajas, tres configuraciones
En 2022, el fabricante del sistema ERP central (Mamut Business Software) anunció el fin de su ciclo de vida. El sistema, que gestionaba las ventas, las compras, el inventario y la contabilidad, estaba a punto de dejar de recibir soporte técnico, sin que hubiera ninguna alternativa prevista. El proyecto del ERP, previsto para 2025, tenía que ponerse en marcha de inmediato.
Por qué Orion eligió Odoo y un socio que se atreviera a decir que no.
El Proyecto 2025 había situado la sustitución del sistema ERP en la fase cinco (2025). El anuncio del fin de la vida útil del sistema redujo ese margen de tiempo a cero. Orion negoció una ampliación del soporte técnico durante un periodo determinado con el proveedor saliente y aprovechó ese tiempo para realizar un análisis de mercado.
Tres opciones sobre la mesa:
Modifica el middleware y sustituye el ERP de cada entidad por separado
Habría reproducido la misma fragmentación en tres sistemas en una pila más moderna, con el mismo problema de tener el producto en cuatro lugares diferentes en el fondo.
Un sistema ERP de primer nivel para el mercado medio destinado a las tres entidades
Seguimos en la carrera tras el análisis de mercado. No superamos los dos requisitos fundamentales: la gestión de flujos entre múltiples entidades en un único sistema central y la integración de la tienda online de forma nativa en el ERP, en lugar de mediante middleware externo. Como dijo Gerry: «Había pocos paquetes que pudieran ofrecernos lo que necesitábamos».
Odoo, con Dynapps al frente
La empresa asociada ya utilizaba Odoo, y Gerry podía comprobar los resultados de primera mano. Multientidad nativa, integración nativa de la tienda online. Dynapps aportó la disciplina necesaria para mantener el alcance del proyecto, dispuesta a decir «sí, eso es posible, pero no es el caso ahora» en lugar de aspirar al Taj Mahal cuando bastaba con una casa sencilla.
Cómo se llevó a cabo realmente la puesta en marcha
Cómo Orion puso en marcha su sistema en Odoo en nueve meses.
A principios de 2022
Se ha anunciado el fin de la vida útil del ERP central (Mamut). Se ha negociado una ampliación del soporte técnico. Se ha tomado la decisión de optar por Odoo como plataforma.
Finales de 2022
Comienza la colaboración con Dynapps: un ERP y tres tiendas online en un solo proyecto.
2023
Puesta en marcha de Odoo v16: área administrativa y tres tiendas online, con DeliveryMatch y Multisafepay integrados.
2024
Evolución continua, con modificaciones posteriores a cargo de un segundo equipo de Dynapps y del equipo de servicio.
Lo que Orion ha creado en Odoo: una base de datos, tres tiendas online y flujos entre empresas.
Ahora, una base de datos central en Orion agrupa a las tres empresas. Cuando se realiza una venta B2C en la tienda online de los Países Bajos o Alemania, se genera automáticamente un pedido desde Orion, se comparte el stock central y toda la cadena logística (entrega, facturación, elección del transportista, seguimiento y localización) se gestiona de principio a fin en un único sistema. Un equipo de Dynapps se encargó del programa, compuesto por un gestor de proyectos, tres consultores empresariales (logística, finanzas, web) y tres desarrolladores, con Bob Verdonck a cargo de la logística. Por parte de Orion, cinco usuarios clave en el backend más dos en la tienda web, con el apoyo de socios de aplicaciones externos.
Módulos: ventas, compras, inventario, contabilidad, sitio web y comercio electrónico, módulos de configuración de productos, DeliveryMatch (gestión de múltiples transportistas), Multisafepay (pagos).
La disciplina en todo momento.
Primero los cimientos, luego las mejoras. Al empezar con Odoo, la tentación es construir el Taj Mahal. Orion y Dynapps hicieron deliberadamente lo contrario: los cimientos tenían que estar sólidos y generar un rendimiento total en las operaciones diarias antes de pasar a la capa de «mejoras». Gerry: «Nos planteamos cómo podíamos hacer mejor y de forma más eficiente lo que ya teníamos». Dynapps se mantuvo firme al estar dispuesta a decir «sí, eso es posible, pero ahora mismo no es el caso».
Por qué los datos maestros y las variantes de producto fueron lo más complicado.
Tres sistemas ERP, tres tiendas online, tres componentes de middleware: los productos aparecían seis veces, los clientes tres y el stock tres. Gerry: «Los datos maestros son la base de todo. Si están bien, se puede seguir construyendo». En el momento de la puesta en marcha, determinar qué versión era la correcta se convirtió en una tarea diaria, y «limpiar regularmente los datos maestros» se convirtió en la lección principal. Casos extremos que no figuraban en los datos de prueba llegaron a la cola en producción; la solución fue organizativa: alguien vigiló las excepciones desde el primer día en lugar de dar la vuelta de honor.
La parte más complicada se encontraba en el catálogo de productos. La configuración de variantes de productos de Odoo no era una mera tarea de gestión de datos, sino un cambio radical en la forma en que Orion concebía sus productos. La lección: hay que invertir en el nuevo modelo de productos desde el primer día, y no dejarlo para el final del proyecto bajo el nombre de «migración de datos».
Tampoco en una sala tranquila. A mitad del proyecto, Orion trasladó dos naves industriales en dos semanas a una nueva sede europea que aún no estaba terminada, retrasada primero por la COVID y luego por la guerra. Gerry: «La migración a Odoo fue mucho más drástica que el traslado físico de esas empresas».
La migración a Odoo tuvo un impacto mucho mayor que el traslado físico de nuestras dos empresas. Es en esos momentos cuando se necesita un socio que trabaje de forma estructurada y planificada.
Gerry Goormans
Director general de Orion AutomotiveLo que Orion enseñó a Dynapps sobre las integraciones entre varias tiendas online.
El proyecto con Orion marcó el enfoque de Dynapps a la hora de abordar las integraciones de múltiples tiendas online en una infraestructura compartida. Desde entonces, tres lecciones han dado forma al enfoque estándar: limpiar periódicamente los datos maestros (un ciclo de mantenimiento recurrente, no una limpieza puntual previa a la migración, para que los informes y las decisiones sean fiables); probar a fondo los escenarios de integración, pero prever problemas imprevistos en el momento del cambio (supervisión continua desde el primer día en lugar de una celebración anticipada, con una clasificación proactiva de las excepciones que surjan); y realizar el despliegue por fases según el proceso (automatizar un flujo de trabajo cada vez y dejar que la gente se adapte, en lugar de cambiar todo el sistema en un solo fin de semana).
Hay dos ejemplos concretos que sirven de base para aplicar las lecciones aprendidas a la práctica actual. La herramienta de importación de productos de Dynapps es una consecuencia directa del trabajo realizado con las variantes de productos de Orion, y se ha creado para que el próximo cliente no tenga que aprender de la misma manera que lo hizo Orion. Además, los escenarios de prueba ahora se incluyen de forma predeterminada en los diseños de unidades funcionales, lo que convierte la segunda lección en un compromiso de proceso más que en un hábito personal.
Las cifras
A mediados de 2023, tres empresas operaban en una única plataforma Odoo con flujos entre ellas.
Lo que antes se hacía tres veces, ahora se hace una sola vez. Una base de datos central de Odoo alberga las tres empresas, y los flujos entre ellas convierten una venta de la tienda online B2C en una compra automática a Orion con cargo al stock central compartido. Las tres tiendas online funcionan en la misma plataforma, con DeliveryMatch para los transportistas y Multisafepay para el proceso de pago, de modo que el back office y las tiendas online leen datos de una única fuente.
3 → 1
empresas, sistemas ERP y tiendas online integrados en una única plataforma Odoo con flujos entre empresas.
14
Suministros a países europeos desde un único almacén situado en Veghel, Países Bajos.
9
meses desde el inicio en octubre de 2022 hasta la puesta en marcha el 17 de julio de 2023.
80-120
pedidos diarios que ahora se tramitan mediante escaneo y gestión de la ubicación de las existencias.
De «mantener la comunicación entre tres sistemas» a «¿qué es lo siguiente que vamos a desarrollar?».
La pregunta habitual pasó de ser «¿cómo conseguimos que tres empresas, tres sistemas ERP y tres tiendas online se comuniquen entre sí?» a «¿qué es lo siguiente que queremos crear?». Con una plataforma Odoo como base, las ambiciones restantes del Proyecto 2025 dejaron de verse frenadas por los sistemas. Gerry: «Queremos convertirnos en los mejores en accesorios para furgonetas de Europa. Ya estamos trabajando en la realidad virtual para el desarrollo de productos, donde podemos utilizar datos 3D para simular un producto en un coche que aún no ha salido al mercado. Estos son retos para los que hemos sentado las bases con Dynapps y Odoo». La plataforma ya no es el proyecto; es la base sobre la que se asienta el próximo proyecto.
Si esto te suena, hablemos.
Sea cual sea el rumbo que esté tomando tu negocio o los obstáculos con los que se esté topando, un experto con experiencia en este tipo de proyectos es la persona ideal a la que acudir antes de decidirte por una dirección o una plataforma.
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