¿Odoo o Exact?: ¿qué ERP se adapta mejor a tu pyme?

¿Por qué la elección de un ERP es una decisión a largo plazo?

La elección de un sistema ERP es una de las decisiones más importantes que debe tomar una empresa en crecimiento. Este sistema integra la facturación, el inventario, las ventas y las finanzas en una única estructura central. Una vez implantado, el funcionamiento de la empresa se adapta a él. Por eso, merece la pena dedicar tiempo a esta elección. Investiga, prepárate a fondo y habla con personas que hayan implementado estos sistemas anteriormente.

El mercado del software ERP está saturado. Algunos sistemas están dirigidos a grandes multinacionales. Otros están diseñados para pymes. Tanto Odoo como Exact se sitúan en el segmento de las pymes, por lo que suelen aparecer en la misma lista de candidatos. Sin embargo, no son intercambiables. Saber cuáles son los puntos fuertes de cada uno es lo que permite pasar de una lista de candidatos a una decisión definitiva.

Antes de comparar ambas opciones, conviene tener claro qué es lo que realmente importa. ¿Qué flujos de datos intentas gestionar? ¿Qué funcionalidades necesitas ahora y cuáles necesitarás dentro de dos años? ¿Cuánto tardará el equipo en familiarizarse con la interfaz? ¿Cómo será el servicio de asistencia tras la puesta en marcha? Estas cuatro preguntas te ayudarán a descartar la mayoría de los aspectos irrelevantes.

Odoo y Exact: dos puntos de partida distintos

¿Qué es Odoo? 

Odoo es una suite ERP belga de código abierto con más de trece millones de usuarios en todo el mundo. Es modular: contabilidad, CRM, ventas, inventario, fabricación, recursos humanos, comercio electrónico, marketing y creador de sitios web son aplicaciones independientes que comparten una misma base de datos. Se empieza con los módulos que se necesitan y se van añadiendo más a medida que crece el negocio. La interfaz es moderna y accesible, lo que hace que la puesta en marcha sea más rápida que en la mayoría de los proyectos de ERP.

¿Qué es Exact? 

Exact es una empresa de software neerlandesa fundada en Delft hace más de cuarenta años. Presta servicio a pymes y contables en los Países Bajos, Bélgica y Alemania. Su principal punto fuerte es la gestión de procesos contables y financieros, con extensiones a la gestión de proyectos, la fabricación y el comercio. Existen varias opciones de implementación —Exact Online, Exact Globe+, Synergy y Financials— en función del tamaño de la empresa. Más de 675 000 empresas utilizan Exact para gestionar sus finanzas y operaciones.

¿Qué cubre cada sistema, en comparación?

Tanto Odoo como Exact están diseñados como módulos interconectados. Cada módulo se encarga de una función específica —CRM, finanzas, inventario, gestión de proyectos— y, en conjunto, forman una única base de datos para la organización. Las listas que figuran a continuación recogen los componentes que cada proveedor comercializa como básicos. En la práctica, ambas plataformas incluyen muchos más, y la cuestión importante no es cuántos módulos existen, sino cuáles utilizará realmente la empresa.

Módulos principales de Odoo 

• CRM: interacción con los clientes, oportunidades de venta, elaboración de informes

• Ventas: presupuestos, pedidos, gestión de la actividad comercial

• Compras: solicitudes de presupuesto, órdenes de compra, gestión de proveedores

• Inventario: estado de las existencias en tiempo real

• Gestión de proyectos: control del tiempo y gestión de costes

• Contabilidad: cuentas por cobrar, cuentas por pagar, transacciones financieras completas

• Gestión de recursos humanos: contratación, nóminas, permisos

• Comercio electrónico: gestión de productos y pagos en línea

• Marketing: correo electrónico, redes sociales, gestión de clientes potenciales

• Creador de sitios web: creación y gestión de sitios web

Componentes básicos exactos 

• Área financiera: contabilidad, gestión financiera, elaboración de presupuestos, presentación de informes

• Compras: solicitudes de presupuesto, órdenes de compra, gestión de proveedores

• Inventario: estado de las existencias en tiempo real

• Fabricación: planificación de la producción, control y gestión de la calidad

• Ventas: gestión de presupuestos, tramitación de pedidos, facturación

• CRM: interacción con los clientes y elaboración de informes

• Gestión de recursos humanos: nóminas, permisos, gestión del talento

• Gestión de proyectos: control del tiempo y gestión de costes

• Gestión de servicios: citas con los clientes y planificación del mantenimiento

• Inteligencia empresarial: análisis avanzados y elaboración de informes

La flexibilidad de Odoo permite que el sistema crezca al ritmo de la empresa, tanto si empiezas con un proyecto pequeño como si lo haces a lo grande. Solo tienes que configurar los módulos que necesites e ir añadiendo más a medida que cambien las necesidades.

— Nadia Roukes, consultora empresarial en Dynapps

¿Cuáles son las cuatro diferencias reales entre Odoo y Exact?

Odoo y Exact tienen mucho en común. Ambas ofrecen un ERP modular para pymes, ambas funcionan en la nube y ambas abarcan finanzas, ventas, inventario y CRM. Las diferencias se hacen evidentes cuando una empresa empieza a exigirle más al sistema. Hay cuatro aspectos que destacan: el grado de modularidad de cada plataforma, la experiencia de uso diario de la interfaz, el tipo de soporte técnico tras la puesta en marcha y el tipo de negocio para el que se ha diseñado cada una. Identificar estos cuatro aspectos desde el principio es la forma más rápida de saber si Odoo o Exact es el mejor punto de partida para una empresa concreta.

Modularidad y flexibilidad 

Odoo es modular en esencia. Se activan las aplicaciones que se necesitan y se pueden añadir más más adelante. Exact es menos modular y ofrece soluciones en paquetes diseñados para sectores específicos, como la construcción o la fabricación. Esto hace que Exact resulte más rápido de poner en marcha para las empresas que encajan en uno de esos paquetes sectoriales, pero deja menos margen para la personalización cuando el ajuste no es exacto.

Facilidad de uso 

La interfaz de Odoo se basa en los mismos patrones de diseño que la mayoría de los equipos ya conocen de las aplicaciones web modernas. Exact es funcional, pero menos intuitivo, sobre todo para los usuarios sin conocimientos técnicos. Para una pyme que no cuente con un equipo informático propio, la curva de aprendizaje supone el mayor coste oculto.

Modelo de asistencia 

Odoo opera a través de socios autorizados como Dynapps, que ofrecen tanto servicios de consultoría como asistencia continua. Además, Odoo cuenta con una amplia comunidad internacional que participa activamente en foros y contribuye con módulos. Exact ofrece asistencia profesional, pero únicamente a través de socios y consultores. No existe una comunidad abierta equivalente a la que recurrir.

Público destinatario 

Exact se centra en sectores específicos, siendo los más desarrollados la fabricación, la logística y la construcción. Odoo se dirige a las pymes en general, y la especialización sectorial la aportan sus socios. Si una empresa encaja perfectamente en uno de los paquetes sectoriales de Exact, ese enfoque resulta útil. Si no es así, la amplitud de Odoo es la apuesta más segura.

Ya hemos elegido un ERP. Ahora empieza lo difícil.

Elegir el sistema es la parte fácil. La implementación es donde los proyectos de ERP o bien generan valor o bien lo van mermando silenciosamente. El éxito de la puesta en marcha depende del paquete adecuado, de consultores con experiencia previa, de la aceptación interna y de un plan de proyecto que resista el contacto con la realidad. Un socio de implementación aporta los conocimientos, la experiencia y el apoyo necesarios para integrar el software en la empresa sin que esta se vea afectada en el proceso. Se trata de una colaboración, no de una simple entrega.

Sea cual sea el sistema que elija la empresa, es en el trabajo posterior a la firma del contrato donde se genera el valor. Si la preparación es la adecuada, el resto vendrá solo. Si se comete un error, ningún software, ya sea modular o de otro tipo, podrá solucionarlo.