DeCA en Odoo: el documento de control, emitido desde el albarán.

Desde el 5 de octubre de 2026, cada camión que mueve mercancía por carretera dentro de España tiene que llevar un documento de control digital. Si tu empresa ya usa Odoo o va a implantarlo, la forma más directa de cumplir es el DeCA en Odoo: el documento se emite dentro de Odoo, desde el mismo albarán que ya preparas, sin herramienta aparte. El transportista completa lo suyo desde el móvil sin entrar en tu Odoo.

No es un programa de DeCA independiente: es una funcionalidad de tu inventario en Odoo. En esta guía ves qué es el DeCA, a quién obliga, quién responde de cada dato y cómo se emite paso a paso.

Qué es el DeCA en transporte y desde cuándo es obligatorio.

El Documento electrónico de Control Administrativo (DeCA) es la versión digital del documento de control que la Orden FOM/2861/2012 exige en el transporte público de mercancías por carretera con origen y destino en España, cabotaje incluido. Desde el 5 de octubre de 2026 tiene que ser digital, sin periodo de gracia, según el Ministerio de Transportes y Movilidad Sostenible.

La Resolución de 5 de junio de 2026 (BOE-A-2026-12784) fija cómo debe ser:

• Un PDF nativo de 5 MB como máximo, no un escaneo.

• Un QR con una URL única que empieza por https://, con TLS 1.2 o superior, que descarga el PDF sin credenciales durante el servicio.

• Conservación de al menos un año.

Por eso el DeCA no es un informe que se imprime y se olvida. Es un registro que nace antes de que el camión salga, cambia de estado durante el servicio, admite cambios en ruta y se guarda después.

Quién está obligado a emitir el DeCA.

La Orden FOM/2861/2012 obliga a dos empresas a la vez: el cargador contractual, quien paga a un tercero para que le transporte la mercancía, y el transportista efectivo, que pone el camión. La norma no fija cuál de los dos genera materialmente el documento. Lo habitual, y el circuito que montamos en Odoo, es que lo emita el cargador contractual: ya tiene cuatro de los ocho datos y, si prueba que lo emitió, el artículo 7.1 le libra de responder de que vaya a bordo. El transportista efectivo aporta los datos e, f y g, que solo él conoce, y lleva la copia.

Aquí está la sorpresa: distribuidores, fabricantes, cooperativas y operadores logísticos sin un solo camión son cargadores contractuales. La pregunta rápida es ¿quién paga la factura del transporte? Si la pagas tú, el DeCA también te obliga, y lo normal es que salga de tu Odoo.

Tienes el árbol de decisión completo en quién está obligado al DeCA. Si eres distribuidor, lee el DeCA para empresas de distribución; si eres transportista, el DeCA para empresas de transporte con Odoo.

Los ocho datos del DeCA y quién responde de cada uno.

El artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012 fija ocho datos:

• a · Contenido: Denominación, NIF y domicilio del cargador contractual · Responde: Cargador contractual

• b · Contenido: Denominación y NIF del transportista efectivo · Responde: Cargador contractual

• c · Contenido: Lugar de origen y de destino del envío · Responde: Cargador contractual

• d · Contenido: Naturaleza y peso de la mercancía · Responde: Cargador contractual

• e · Contenido: Autorización especial de circulación, si procede · Responde: Transportista efectivo

• f · Contenido: Fecha de realización del transporte · Responde: Transportista efectivo

• g · Contenido: Matrículas de la tractora y del semirremolque · Responde: Transportista efectivo

• h · Contenido: Observaciones y reservas · Responde: Cualquiera de los dos

Dos matices que suelen fallar. Las dos figuras deben aparecer de forma expresa y diferenciada: un documento con un único cliente no vale. Y la naturaleza (dato d) es la clase de mercancía, no la referencia comercial.

Fíjate en el reparto: los datos a, b, c y d ya están en tu albarán de Odoo. Los e, f y g los conoce el transportista, que no tiene usuario en tu sistema. Ese es el reto del DeCA.

Por qué emitir el DeCA desde Odoo y no en una herramienta aparte.

Odoo estándar no incluye el DeCA. La tentación es contratar una aplicación externa y volver a teclear en ella cada envío. Ese coste no se ve el primer día; aparece cuando hay veinte salidas diarias y cada una exige copiar cargador, destino, naturaleza y peso a otra pantalla.

Emitirlo dentro de Odoo tiene tres ventajas concretas:

1. El albarán es la fuente de los datos. Dirección de entrega, transportista del método de envío, peso y productos ya están en la expedición.

2. La salida no se escapa. Si el albarán es de cargador contractual, Odoo no deja validarlo sin el DeCA.

3. Un solo historial. Documento, modificaciones y enlaces enviados cuelgan de la expedición, con un historial que no se puede borrar y separado por compañía si trabajas en multiempresa.

Cómo se emite el DeCA en Odoo, paso a paso.

Paso 1. El papel en el DeCA se decide en el albarán.

En la información adicional del albarán aparece la sección Transporte (DeCA) con el campo Papel en el DeCA y tres valores: cargador contractual (emites tú), exenta (envío amparado por el artículo 2.1) y transportista efectivo.

Se decide por albarán y no por tipo de operación, porque la exención depende de la carga concreta. Un almacén puede despachar un camión completo que necesita DeCA y, una hora después, un paquete que no.

Paso 2. Validar el albarán exige el DeCA.

Con el papel de cargador contractual, validar el albarán exige el DeCA. Odoo crea el registro y copia cargador, transportista efectivo, origen, destino, naturaleza y peso.

Si falta algo que solo sabe el transportista, como la matrícula, el documento queda en Esperando datos del transportista y te dice qué dato del artículo 6 falta.

Paso 3. El transportista completa el DeCA con enlace y PIN.

Con Pedir datos al transportista, Odoo le envía un enlace de captura por correo o SMS. No necesita usuario en tu Odoo.

• El enlace caduca.

• Para abrirlo hace falta un PIN de seis dígitos, que llega en un mensaje aparte, con tres intentos.

• Desde el móvil rellena matrículas, fecha y autorización especial si procede, y firma.

• Cada emisión revoca el enlace anterior.

En la pestaña Enlaces de captura ves canal, caducidad y si se abrió. Si el transportista prefiere dictarte la matrícula por teléfono, la tecleas tú en el albarán.

Paso 4. El PDF del DeCA lleva dos QR.

Con los ocho datos, el DeCA pasa a Emitido y Odoo genera el PDF: nativo, de menos de 5 MB y con fechas selladas. Lleva dos códigos:

• El QR de verificación, con la URL única https:// que descarga el documento sin credenciales.

• Un segundo QR, con borde discontinuo y marcado como no oficial, para declarar o corregir los datos del vehículo.

La copia tiene que llegar al conductor antes de salir. Si se la mandas al móvil, en papel o en pantalla, lo decide tu proceso.

Paso 5. El cambio en ruta del DeCA no invalida lo que lleva el conductor.

Si hay una avería y cambia el vehículo, el conductor escanea el segundo QR. Odoo no da acceso a quien tiene el papel: envía un enlace nuevo con PIN al canal registrado del transportista, que solo puede cambiar matrículas y observaciones. Modificar mantiene la misma URL; sustituir crea un documento nuevo con otra URL, y el anterior pasa a sustituido y se conserva para la trazabilidad. Lo detallamos en cambios en ruta del DeCA: QR, enlace seguro y PIN.

Paso 6. El DeCA se conserva un año con historial inmutable.

Cada DeCA muestra su fecha de Conservar hasta, un año después. Cada cambio queda en un historial que no se puede borrar. Varios albaranes del mismo camión pueden ir en un solo DeCA si comparten cargador y transportista.

Qué tienes que tener configurado en Odoo para el DeCA.

Lo que decide si el DeCA sale bien a la primera son tus datos maestros:

• Naturaleza de la mercancía en la categoría de producto. Una categoría «Abonos» con naturaleza «Abonos sólidos envasados» cubre todas sus referencias; el producto distinto se marca como excepción.

• Transportista en el método de envío. Será el transportista efectivo del DeCA.

• «Usa DeCA» en los tipos de operación. Solo muestra u oculta los campos.

• Permisos de usuario y de responsable DeCA.

• Odoo servido por HTTPS con TLS 1.2 o superior. Lo garantiza quien despliega tu Odoo; si no, el formulario del DeCA te avisa.

Qué queda fuera del DeCA.

• Transporte internacional: va con CMR o eCMR.

• Transporte privado complementario: mercancía, camión y conductor propios.

• Pocos bultos: el artículo 2.1 d) exime los que una persona puede manipular con facilidad, sin umbral fijado. Lo decide tu negocio y lo marcas en el albarán como exento.

Una devolución sí es transporte público y necesita su propio DeCA. Y las sanciones de la LOTT (artículos 140 a 143) alcanzan al cargador y al transportista.

Preguntas frecuentes sobre el DeCA en Odoo.

Usamos Odoo y hasta ahora llevábamos el documento de control en papel. ¿Qué cambia con el DeCA?

Cambia el formato, no el contenido. El Documento electrónico de Control Administrativo (DeCA) es el documento de la Orden FOM/2861/2012, pero obligatoriamente digital desde el 5 de octubre de 2026. Los ocho datos del artículo 6 siguen igual. La Resolución de 5 de junio de 2026 exige un PDF nativo de 5 MB como máximo, con un QR hacia una URL única https:// con TLS 1.2 o superior, y conservación de un año. Un escaneo del papel no cumple. En Odoo, el cambio práctico es que el documento deja de rellenarse a mano y se emite desde el albarán con los datos de la expedición. Solo afecta al transporte con origen y destino en España; el internacional sigue con CMR o eCMR.

Somos distribuidores, gestionamos el almacén en Odoo y subcontratamos todo el transporte. ¿Nos toca emitir el DeCA?

Sí, el DeCA te obliga, y lo normal es que el documento salga de tu empresa. La Orden FOM/2861/2012 obliga al cargador contractual, quien paga el transporte a un tercero aunque no tenga un solo camión, y al transportista efectivo, pero no fija quién genera el Documento electrónico de Control Administrativo (DeCA). Lo habitual es que lo emita el cargador: tiene cuatro de los ocho datos y, por el artículo 7.1, si prueba la emisión no responde de que vaya a bordo. El transportista efectivo aporta autorización especial, fecha y matrículas (datos e, f y g) y lleva la copia. En Odoo marcas el albarán como cargador contractual y Odoo no deja validar la salida sin el DeCA. Las sanciones de la LOTT, artículos 140 a 143, alcanzan a las dos partes. El límite es el transporte privado complementario: mercancía, camión y conductor propios no llevan DeCA.

¿Odoo trae el DeCA de serie o hace falta añadir algo?

Odoo estándar no incluye el Documento electrónico de Control Administrativo (DeCA). En Dynapps lo añadimos como un registro propio de Odoo que cuelga del albarán: toma el cargador, el transportista del método de envío, origen, destino, naturaleza y peso, y genera el PDF con su QR de verificación. Suma el enlace de captura para el transportista, con PIN de seis dígitos, por correo o SMS. No es una aplicación externa ni se vende fuera de Odoo. Lo que no hace es decidir por ti qué envíos están exentos: eso depende de tu carga y se marca albarán a albarán. Tampoco sustituye al CMR del transporte internacional.

Nuestros transportistas no tienen usuario en nuestro Odoo. ¿Cómo meten la matrícula en el DeCA?

Con un enlace de captura. Desde el Documento electrónico de Control Administrativo (DeCA) en Odoo pulsas Pedir datos al transportista y le llega un enlace por correo o SMS. Para abrirlo necesita un PIN de seis dígitos, enviado en un mensaje aparte, con tres intentos. Desde el móvil aporta matrícula de tractora y semirremolque, fecha y autorización especial si procede, y firma. El enlace caduca, y cada nueva emisión revoca la anterior, así que no quedan accesos abiertos. Si prefiere llamarte, tecleas tú los datos en el albarán. El transportista no puede tocar los datos del cargador: solo responde de los datos e, f y g, más las observaciones.

¿Qué pasa si el camión se avería en ruta y cambian la tractora? ¿Hay que emitir otro DeCA?

No necesariamente. El PDF del Documento electrónico de Control Administrativo (DeCA) que genera Odoo lleva un segundo QR para declarar o corregir los datos del vehículo. Al escanearlo, Odoo no da acceso a quien tiene el papel: envía un enlace nuevo con PIN al canal registrado del transportista efectivo, que solo puede cambiar matrículas y observaciones. Si modificas el DeCA, la URL se mantiene y el QR impreso lleva a la versión vigente; si lo sustituyes, se crea un documento nuevo con otra URL y el anterior queda como sustituido, conservado para la trazabilidad. Cada cambio queda en un historial que no se puede borrar. Las anotaciones a mano sobre la copia impresa no tienen validez.

¿Qué tenemos que preparar en Odoo antes de empezar a emitir el DeCA?

Datos maestros limpios. El Documento electrónico de Control Administrativo (DeCA) sale bien a la primera cuando la naturaleza de la mercancía está en cada categoría de producto, cuando cada método de envío indica el transportista efectivo y cuando el equipo sabe marcar el papel en el albarán. En nuestros proyectos de Odoo esto se deja cerrado antes de la puesta en marcha, porque un DeCA emitido tarde ya no es cumplimiento, es solo un registro. Además, Odoo debe servirse por HTTPS con TLS 1.2 o superior, como pide la Resolución de 5 de junio de 2026. Eso lo garantiza quien despliega tu Odoo; el formulario avisa si no se cumple. Si aún no tienes Odoo, se prepara dentro de la implantación.

Vendemos abono en palés con muchas referencias. ¿Hay que poner cada producto en el DeCA?

No. La naturaleza del Documento electrónico de Control Administrativo (DeCA), el dato d del artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012, es la clase de mercancía y no la referencia comercial. Un palé con doce referencias de abono envasado es una sola naturaleza. En Odoo se declara una vez en la categoría de producto, por ejemplo «Abonos sólidos envasados», y todas sus referencias la heredan; el artículo distinto se marca en su ficha. El PDF lista las naturalezas con el peso total, no cada línea del albarán. Antes de arrancar, merece la pena repasar el árbol de categorías de tu Odoo con alguien de logística: se hace una vez y evita la mayoría de errores.

¿Los envíos de paquetería o de pocos bultos también necesitan DeCA?

Normalmente no. El artículo 2.1 d) de la Orden FOM/2861/2012 exime del Documento electrónico de Control Administrativo (DeCA) el transporte de un reducido número de bultos que una persona pueda manipular con facilidad, lo que cubre buena parte de la mensajería. El reto es que la norma no da umbral: ni bultos ni peso. Lo decide tu negocio y conviene dejarlo escrito. En Odoo esa decisión se toma albarán a albarán con el papel exenta, porque un almacén puede despachar por la mañana un camión completo y por la tarde dos cajas. También quedan fuera el transporte internacional, con CMR o eCMR, y el transporte privado complementario.

¿Cuánto hay que guardar el DeCA y qué pasa si tenemos varias empresas en el mismo Odoo?

Al menos un año. La Resolución de 5 de junio de 2026 obliga al cargador contractual y al transportista efectivo a conservar el Documento electrónico de Control Administrativo (DeCA) ese plazo, y Odoo muestra en cada documento su fecha de Conservar hasta. Cada modificación deja un historial que no se puede borrar, así que siempre puedes enseñar qué decía el documento en cada momento. Si tu grupo tiene varias sociedades en el mismo Odoo, cada compañía solo ve sus propios DeCA. Ojo: la mercancía de otra sociedad del grupo cuenta como de un tercero, así que si una sociedad transporta para otra puede haber DeCA entre ellas. Las devoluciones también necesitan su propio documento.