Una plataforma Odoo para la construcción y la producción en TM Technics.
Tras un intento anterior de implantar un sistema ERP que se había estancado y había desmotivado al equipo, TM Technics volvió a empezar desde cero con Odoo y Dynapps, y entró en funcionamiento el 1 de julio de 2023 con 19 usuarios en los ámbitos de la construcción, la producción y el cálculo de costes de proyectos.
Sector
Construcción, pasando a la fabricación.
Lugar
Bélgica (Houthalen), ocasionalmente en neerlandés.
Escala
34 empleados, 19 usuarios en Odoo.
Socio de Dynapps
Desde 2023.
Respaldo
Empresa familiar (Tom y Els Stappers).
Antes de que Dynapps entrara en escena.
En la primavera de 2022, TM Technics se enfrentaba a un problema que no era meramente operativo. Se había intentado llevar a cabo un proyecto de ERP anteriormente, pero no había cuajado y se había llevado consigo una importante inversión. Lo más doloroso fue que había minado la energía del equipo: el personal se había desmotivado con respecto al ERP como categoría. Tom Stappers había fundado inicialmente la empresa como una firma de construcción y montaje; la producción había crecido hasta representar una parte importante de los ingresos, y su esposa Els, ahora también directora general, lideraba el siguiente intento. Una consultora de transformación digital, Brain-Storm BV, representada por Tim Drijkoningen, ya se había incorporado para ayudar a definir el alcance de la sustitución. La cuestión que se planteaba no era si volver a intentar el ERP. Era quién podría hacer que el segundo intento tuviera éxito donde el primero había fracasado.
El reto
Dónde se notaban las grietas.
Desmotivación por un proyecto que no salió adelante
Se había gastado dinero, invertido tiempo y dedicado energía. El anterior proyecto de ERP no había dado los resultados esperados, y el equipo se lo había tomado como algo personal. En 2022, la palabra «ERP» despertaba escepticismo entre los empleados antes incluso de despertar curiosidad. Cualquier nuevo intento tenía que ganarse de nuevo a ese equipo antes de poder lograr cualquier otra cosa.
Acero a precios de guerra
Cuando la guerra en Ucrania provocó un aumento repentino de los precios del acero, TM Technics no pudo ajustar sus tarifas con la suficiente rapidez. Los presupuestos que salían de la oficina los lunes ya no se ajustaban a la realidad a mitad de semana, y el equipo carecía de una visión global del sistema que les permitiera reajustarlos. Se trataba de un problema de preparación del sistema, no de un problema financiero.
La rentabilidad se hace evidente demasiado tarde
La visibilidad de los costes en los ámbitos de la construcción y la producción se gestionaba de forma aislada. Para cuando se cerraba un proyecto, el cálculo que debería haber determinado la oferta se realizaba a posteriori. La empresa no podía responder, en el momento oportuno, a preguntas como si el precio había cubierto el coste real o cuál era realmente el margen.
Por qué TM Technics decidió volver a probar con un sistema ERP utilizando Odoo y Dynapps.
El detonante fue una combinación de factores. La producción había pasado a representar una parte sustancial de los ingresos. La guerra en Ucrania había disparado los precios del acero de la noche a la mañana, y la empresa carecía de una visión global del sistema que le permitiera ajustar los precios con rapidez. El anterior proyecto de ERP, que no había llegado a buen puerto, aún estaba fresco en la memoria. Se había gastado dinero. Y lo que es más importante, se había perdido la motivación. Este último punto determinó la segunda selección desde el principio. Los criterios ya no se limitaban a la adecuación del software. Se trataba de si un nuevo intento podría convencer a la plantilla de que no sería una repetición.
Hay tres filtros en la habitación:
La rapidez en la obtención de valor por encima de la amplitud de funciones.
Una implementación prolongada habría supuesto el riesgo de un segundo estancamiento, y un segundo estancamiento habría parecido una prueba de que el propio ERP era el problema. Lo que viniera después tenía que llegar rápido.
Una pareja que esté a tu lado, no aquella que tenga la lista de referencias más larga.
El primer intento había fracasado, en parte porque la relación había sido de carácter mercantil. Esta vez, el criterio era quién seguiría en el mercado al cabo de nueve meses, y no quién tuviera más logotipos en una diapositiva.
Un socio que se integrara en el funcionamiento real de la empresa.
Brain-Storm BV, representada por Tim Drijkoningen, se encargó de definir el alcance del proyecto de sustitución. La búsqueda se centró en Odoo, con Dynapps como socio. Els es clara: quería a alguien que siguiera estando presente cuando fuera necesario introducir cambios, no a alguien que se limitara a entregar el software y se desentendiera del asunto.
Cómo se llevó a cabo realmente la puesta en marcha
Cómo TM Technics puso en marcha su sistema en Odoo en quince meses.
A principios de 2022
Primer contacto con Dynapps en el Odoo Tour de Genk.
Finales de 2022
Fase de talleres, con un ritmo muy ajustado.
A principios de 2023
Fase de elaboración, en estrecha colaboración con Els como único punto de contacto.
Finales de 2023
Puesta en marcha de Odoo. Según Els, todo ha ido sobre ruedas y sin errores.
2026
Siguen utilizando la versión con la que se puso en marcha el sistema. Aún no se han realizado actualizaciones.
Lo que TM Technics ha desarrollado en Odoo: siete módulos y una herramienta de cálculo.
Siete módulos de Odoo, además de una herramienta de cálculo a medida. La herramienta permitió unificar la visibilidad de los costes y trasladar la gestión presupuestaria a la fase de elaboración de la oferta.
Antes, los cálculos se distribuían entre varios centros de coste sin una visión global; la rentabilidad a nivel de proyecto se conocía demasiado tarde. Ahora, los mismos datos se recopilan en un solo lugar en el momento en que se elabora un presupuesto.
El equipo era reducido: dos consultores funcionales de Dynapps (uno de logística y otro de finanzas), un técnico y Els como persona de contacto, a los que se unían hasta tres personas más en los talleres. Los consultores se integraron en la planta, realizaron entrevistas y observaron cómo se desarrollaba realmente la producción.
Módulos: CRM, ventas, compras, inventario, fabricación, proyectos, contabilidad, herramienta de cálculo personalizada
La disciplina en todo momento.
Un principio operativo que se mantuvo en todo momento: dar prioridad a Odoo estándar y recurrir a la personalización solo cuando un caso de negocio concreto lo justificara. La herramienta de cálculo personalizada es el único caso en el que se hizo una excepción a este principio de forma deliberada, ya que una necesidad empresarial específica prevaleció sobre el coste de su desarrollo.
Cuando el Odoo estándar no es sinónimo de estándar para todo el mundo.
El momento más difícil no fue de carácter técnico. Un empleado con mucha antigüedad en TM Technics tenía su propia forma de trabajar, forjada a lo largo de muchos años, y no estaba dispuesto a adaptarse a un nuevo sistema siguiendo el calendario de otra persona. Insistir en ello habría supuesto el riesgo de volver a generar precisamente esa desmotivación de la que se pretendía escapar con este segundo intento.
El equipo del proyecto tomó una decisión deliberada. Las partes de Odoo que habría tenido que utilizar se redujeron al mínimo imprescindible para que la empresa obtuviera los datos que necesitaba. Mantuvo la mayor parte de su flujo de trabajo existente e introdujo en el sistema solo lo necesario para que TM Technics dispusiera de lo que necesitaba para el análisis de costes. Por parte de la empresa, nada más se vio afectado.
La lección, titulada con toda sinceridad «Odoo estándar primero», no siempre implica que todos los miembros del equipo adopten la configuración estándar. A veces, el recorrido de una persona por el sistema tiene una forma diferente, y aceptar eso es el precio que hay que pagar para que todo el mundo siga avanzando.
Es imposible que una sola persona de tu equipo lo sepa todo sobre los sistemas ERP. Necesitas un socio que sí lo sepa.
Els Stappers
Director general de TM TechnicsLos talleres agrupados acortan el tiempo de toma de decisiones.
Los talleres programados con poca diferencia de tiempo acortan el plazo para la toma de decisiones. TM Technics llevó a cabo su fase de talleres en octubre y noviembre de 2022, uno tras otro, y el proyecto avanzó en la fase de elaboración más rápido de lo que habría permitido un calendario más espaciado. Este modelo no fue una invención; Dynapps ya lo conocía en parte antes que TM Technics. Lo que hizo TM Technics fue confirmarlo con suficiente firmeza como para que la recomendación de un bloque de talleres agrupados se plantee ahora de forma más deliberada, cuando el cliente dispone de la capacidad necesaria para ello. Se trata más de una pequeña adaptación que de un nuevo patrón, y nombrar esa escala forma parte de la lección.
Las cifras
A mediados de 2023, las operaciones de construcción y producción se gestionaban en una única plataforma Odoo.
El segundo intento tuvo éxito donde el primero había fracasado. Los módulos de construcción, producción y cálculo de costes de proyectos se integraron en una única plataforma de Odoo en una sola puesta en marcha el 1 de julio de 2023, que se calificó de fluida y sin errores, con diecinueve usuarios en la planta. Siete módulos estándar se encargan del trabajo diario, y la única herramienta a medida, el motor de cálculo, ofrece visibilidad de los costes en el mismo lugar donde se elabora la oferta.
19
los usuarios utilizan Odoo.
15
meses desde el primer contacto en el Odoo Tour de Genk (abril de 2022) hasta la puesta en marcha (1 de julio de 2023).
7
los módulos estándar de Odoo, además de una herramienta de cálculo a medida.
De «¿le hemos puesto el precio adecuado?» a «¿le estamos poniendo el precio adecuado?»
La pregunta habitual en TM Technics ha cambiado. Antes, la rentabilidad de los proyectos era una cuestión retrospectiva: una vez finalizado un proyecto, el departamento financiero intentaba averiguar si el precio ofrecido había cubierto el coste real. Ahora, la pregunta se adelanta. En la fase de oferta, la herramienta de cálculo muestra los componentes del coste, y la pregunta pasa a ser «¿estamos fijando el precio correctamente?», en lugar de «¿lo fijamos correctamente?». Ese cambio, de mirar hacia atrás a mirar hacia adelante en cuanto al margen, es el logro que justificó esa única personalización. Es también lo que hace que la historia del segundo intento con el ERP tenga éxito: esta vez, el sistema aparece en el momento en que se toman las decisiones.
Si esto te suena, hablemos.
Sea cual sea el rumbo que esté tomando tu negocio o los obstáculos con los que se esté topando, un experto con experiencia en este tipo de proyectos es la persona ideal a la que acudir antes de decidirte por una dirección o una plataforma.
Profundiza
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Implementar Odoo
Desde el proyecto inicial hasta la puesta en marcha, diseñado teniendo en cuenta el funcionamiento real de tu sector.
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