Evolink: una plataforma Odoo para una empresa de TI y telecomunicaciones, puesta en marcha en cuatro sedes suizas en tres meses.
Evolink sustituyó en tres meses las distintas herramientas de presupuestos, proyectos, hojas de horas y facturación por una única plataforma de Odoo, y dejó de perder trabajo facturable al pasar de un sistema a otro.
Sector
Servicios. Servicios gestionados de TI y telecomunicaciones.
Lugar
Suiza (Suiza francófona). Cuatro sedes: Daillens (sede central), Rossens, Sion y Carouge
Escala
~40 empleados; presta servicio a pymes con una plantilla de entre 10 y 50 personas.
Socio de Dynapps
Desde 2024.
Por qué una empresa suiza de TI y telecomunicaciones en expansión se quedó pequeña para sus herramientas independientes.
En 2024, Evolink SA, un proveedor de servicios gestionados de TI y telecomunicaciones para pequeñas y medianas empresas de la Suiza francófona, había crecido hasta contar con una plantilla de unas cuarenta personas repartidas en cuatro sedes: Daillens, Rossens, Sion y Carouge. Para Yves Contat, director general de la empresa, la forma en que Evolink se gestionaba ya no se ajustaba a ese crecimiento. El trabajo era inusualmente variado para una empresa de su tamaño: facturación a clientes y proveedores, suscripciones, ejecución de proyectos, hojas de horas, y cada área utilizaba su propia herramienta. Se avecinaba una decisión: seguir uniendo herramientas o trasladar toda la empresa a un único sistema.
El reto
Horas introducidas de nuevo, presupuestos dispersos y trabajo no facturado repartidos entre herramientas inconexas.
Las horas, en dos lugares a la vez
Un técnico registraba las horas en un programa, mientras que el trabajo al que correspondían se gestionaba en otro, por lo que había que volver a introducir a mano los mismos datos y los números rara vez coincidían. El problema radicaba en el «copiar y pegar» entre módulos, no en los propios clientes.
Cotizaciones a la izquierda, horarios a la derecha
Dado que las ofertas se gestionaban en un sistema y la facturación en otros, para obtener una visión global de un cliente había que abrir varios sistemas y esperar que los datos coincidieran. El riesgo de error era elevado y no existía una visión centralizada.
Trabajo que, discretamente, nunca se facturó
Como las divisiones trabajaban por separado, se pasaban cosas por alto: una línea olvidada por aquí, un trabajo sin facturar por allá, y nadie se daba cuenta de la fuga mientras ocurría.
Por qué Evolink eligió Odoo en lugar de un ERP más complejo, y Dynapps en lugar de un socio más grande.
El detonante fue que el crecimiento de la empresa había superado la capacidad de las herramientas. Con una plantilla de unos cuarenta empleados, el tiempo que se perdía entre los distintos sistemas se había vuelto demasiado importante como para poder absorberlo, por lo que la empresa decidió centralizarlo todo en un único ERP y abandonar sus herramientas dispersas. Había que resolver dos cuestiones por orden: primero, el ERP; después, el socio. Las opciones sobre la mesa eran:
Un sistema ERP de primer nivel y más complejo
Descartado por motivos económicos. Para una pyme de la Suiza francófona, la cuota mensual de la licencia tiene un impacto directo en la tesorería, y las grandes empresas se quedaron fuera de alcance para una empresa del tamaño de Evolink.
Un socio de implementación de mayor renombre
Lo que nos unió fue el encaje. Evolink buscaba cercanía y un enfoque a escala humana, un socio para el que no fueras solo un número, en lugar de ser una cuenta más dentro de un gran grupo.
Odoo, creado con Dynapps
Odoo se impuso por su funcionalidad integrada, su coste y su flexibilidad: con sus propios desarrolladores y unas necesidades muy específicas, Evolink buscaba un producto abierto que pudiera adaptar a sus necesidades y, sobre todo, que fuera sencillo. Dynapps, situada a pocos kilómetros de una de las sucursales de Evolink en la Suiza francófona, aportó el toque humano que ha hecho posible la relación mutuamente beneficiosa que mantenemos hoy en día.
Cómo se llevó a cabo realmente la puesta en marcha
Cómo Evolink puso en marcha su sistema en Odoo en tres meses.
2024
La construcción comienza con Dynapps.
A principios de 2025
Una única puesta en marcha de toda la plataforma, programada para coincidir con el ejercicio fiscal, con el fin de evitar cambiar de sistema ERP a mitad de año.
Finales de 2025
Totalmente estabilizado; actualmente en plena producción, con la incorporación de nuevos módulos.
Cómo gestiona Evolink todo el proceso, desde el presupuesto hasta la factura, en una única plataforma de Odoo.
El principio era la simplicidad: primero los módulos más importantes, con un plazo muy ajustado y sin los procesos dispersos de las herramientas antiguas. Un sistema que el equipo realmente utilizara, no otra pila con la que tener que lidiar.
Una única plataforma Odoo integró las herramientas independientes: el CRM, una novedad para Evolink, además de la elaboración de presupuestos, la gestión de proyectos, las hojas de horas, la facturación, la contabilidad, las suscripciones, las bajas y las horas extras. La columna vertebral es la cadena «del acuerdo al cobro»: un ticket de CRM se convierte en una oferta y, una vez aceptada, se inicia un proyecto con hitos y hojas de horas generadas automáticamente hasta la facturación final. La gestión de proyectos fue lo que más se desarrolló, ya que esa cadena es el núcleo del negocio. La implementación duró unos tres meses, con tres consultores de Dynapps Switzerland, un desarrollador interno a tiempo completo y el director general dedicando aproximadamente un 20 % de su tiempo.
Módulos: CRM, elaboración de presupuestos, gestión de proyectos, hojas de horas, facturación, contabilidad, gestión de suscripciones, vacaciones y horas extras
La disciplina en todo momento.
Cuando el plazo es ajustado, hay que implementar primero los módulos más importantes y evitar dispersar a la empresa en un sinfín de procesos complicados, como ocurría con las herramientas antiguas. El objetivo era crear un sistema que el personal de Evolink realmente utilizara, no otra pila de sistemas con la que tener que lidiar.
Desarrollo a medida con un plazo de tres meses, y las consecuencias que ello acarreó.
La verdadera dificultad era de carácter técnico y se debía a la propia ambición de la empresa. Dado que Evolink encargó una gran cantidad de desarrollos específicos, las correcciones tenían efectos secundarios: un cambio realizado para satisfacer una necesidad sacaba a la luz un problema en otro módulo, y el equipo tenía que ir tras las repercusiones por toda la plataforma. Con un plazo comprimido en tres meses y la puesta en marcha prevista para el 1 de enero, las primeras semanas fueron realmente estresantes. Los efectos secundarios se resolvieron rápidamente, pero solo porque los equipos de Evolink y Dynapps trabajaron juntos y con rapidez.
Había un segundo obstáculo de carácter organizativo, no técnico. Evolink ya había tenido una mala experiencia con una herramienta que salió mal y tuvo que retirarse, por lo que el personal albergaba un temor real sobre si Odoo les ahorraría tiempo realmente; y, tras haber prometido mejoras a la plantilla, el director general consideraba que no tenía derecho a fracasar en este proyecto.
Lo que más nos importa es la disponibilidad del socio y que comprenda el negocio del cliente.
Yves Contat
Director general de Evolink SAUna relación de entrega conjunta entre dos empresas vecinas.
El cambio se nota en ambos lados. Evolink se dedica a las tecnologías de la información, pero no a Odoo; Dynapps se dedica a Odoo, pero no a las tecnologías de la información, por lo que, a lo largo del proyecto, ambas empresas comenzaron a trabajar en tándem con clientes comunes, en una auténtica situación en la que todas las partes salen ganando, con un flujo de trabajo en ambas direcciones. La colaboración ha continuado más allá de la propia implementación.
Las cifras
Lo que Evolink obtuvo de una plataforma Odoo.
Tres meses después de que comenzara la implementación, Evolink ya funcionaba con una única instancia de Odoo en las cuatro sedes. Las herramientas independientes para presupuestos, proyectos, hojas de horas, suscripciones y facturación han desaparecido; el proceso de «del acuerdo al cobro» se gestiona en un solo lugar, y la facturación que antes se perdía entre sistemas ahora se registra correctamente.
3
meses desde el inicio del proyecto hasta la puesta en marcha.
1
plataforma que sustituye a las herramientas independientes de presupuestos, proyectos, hojas de horas, suscripciones y facturación.
~40
usuarios en una única instancia que abarca Daillens, Rossens, Sion y Carouge, gestionada como una sola empresa.
2025
el primer año completo con Odoo y el mayor incremento de ingresos de la historia de Evolink, gracias a la recuperación de la facturación que antes se perdía.
De tener que hacer conjeturas entre diferentes herramientas a disponer de una visión global y en tiempo real del negocio.
El cambio radica en la pregunta que el director general ahora puede responder en cualquier momento. Antes, la empresa trabajaba a ciegas entre sistemas y se preguntaba cuál de estas herramientas tenía la cifra correcta; ahora la pregunta es qué está haciendo realmente la empresa esta semana: el flujo de caja, las facturas pendientes y el proceso de ventas son visibles en paneles de control en tiempo real, por lo que un problema puede corregirse en cuanto surge, en lugar de descubrirse al final del año.
Si esto te suena, hablemos.
Sea cual sea el rumbo que esté tomando tu negocio y los obstáculos con los que te encuentres, un experto con experiencia en este tipo de proyectos es la persona ideal a la que acudir antes de decidirte por una dirección o una plataforma.
Profundiza
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Implementar Odoo
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Desenredar sistemas inconexos
La producción en un sistema. El CRM en otro. Las finanzas en un tercero. Un panorama tecnológico que nadie diseñó, en el que se han ido acumulando soluciones provisionales durante años, hasta el punto de que conciliar las cifras lleva más tiempo que el propio trabajo al que se refieren.
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