Venta al por menor y al por mayor

Una única plataforma Odoo: desde el punto de venta hasta la tablet para servicios de campo.

Cuando su sistema ERP actual llegó al final de su vida útil, esta cadena belga de tiendas de productos eléctricos, con 60 años de historia, trasladó las ventas en tienda, la gestión de inventario, la contabilidad y el servicio técnico a una única plataforma de Odoo mediante el módulo Dynapps Retail.

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Tienda Elektro Van Assche

Sector

Comercio minorista. Electrodomésticos e instalaciones domésticas

Lugar

1 tienda, Zingem (Kruisem), Bélgica · 2.000 m² de superficie comercial

Escala

30 empleados especializados; electrodomésticos, telefonía, multimedia, calderas, calefacción

Socio de Dynapps

Desde 2021.

Respaldo

Empresa familiar (familia Van Assche), con más de 60 años de historia.

Cómo empezó todo

Antes de que Dynapps entrara en escena.

En 2021, Elektro Van Assche, una tienda de productos eléctricos de propiedad familiar con 60 años de historia situada en Zingem, cerca de Kruisem, en Flandes Oriental, gestionaba sus operaciones administrativas con un sistema ERP obsoleto que había llegado al final de su vida útil. Conny Van Assche, propietario y director general, veía que se acercaba el momento de tomar una decisión: dado que el sistema actual iba a dejar de recibir soporte, los 30 empleados de la tienda y sus técnicos de servicio en la carretera estaban trabajando con los días contados. La gama de productos (electrodomésticos grandes y pequeños, telefonía y multimedia, además de calderas eléctricas y sistemas de calefacción) implicaba que el próximo ERP debía gestionar tanto las ventas rápidas en mostrador como los trabajos de instalación programados, en un mismo sistema.

Dos compañeros revisando un ordenador portátil en una sala de reuniones

El reto

Dónde se notaban las grietas.

La fricción no fue catastrófica. Era de ese tipo que se va acumulando silenciosamente con el paso de los años. Conny, al analizarlo ahora desde el nuevo sistema, afirma: «En realidad, el flujo es más fluido y eficiente que antes». Tres aspectos concretos en los que se manifestaba esa fricción:

  • En el mostrador

    Muchos productos son tan pequeños que los clientes esperan poder cogerlos, pagar y marcharse en un par de minutos. Cuando el proceso de pago depende de un sistema administrativo que no se comunica con fluidez con la caja registradora, cada transacción resta tiempo al siguiente cliente de la cola.

  • El técnico en la puerta

    Antes de la implantación de Odoo, los técnicos salían a la calle sin tableta. El tiempo se anotaba en papel, los accesorios se registraban a mano, se firmaban formularios por duplicado, luego se transcribían en la oficina y, finalmente, se enviaban a contabilidad. Cada traspaso de manos era un punto en el que se perdía un dato o se volvía a introducir un número.

  • En la página web

    Los datos de los productos se gestionaban en Niwzi (el sistema PIM que utiliza la empresa), el inventario y las ventas se gestionaban en el ERP existente, y la página web obtenía la información de una tercera fuente. Mantener los tres sistemas sincronizados suponía una carga pequeña pero constante: un cliente se acercaba a comprar un artículo que la web indicaba que estaba en stock, o se alejaba de uno que sí lo estaba.

El giro

Por qué Elektro Van Assche eligió Odoo y el módulo Dynapps Retail.

El sistema ERP actual había llegado al final de su vida útil, y ya no era posible seguir utilizando el sistema existente. La cuestión no era qué nuevo ERP sería el mejor, sino si convenía abandonar el antiguo y quién podía ayudar a Elektro Van Assche a encontrar una solución estable. Se barajaban dos opciones:

  • 01

    Seguir utilizando el sistema heredado

    Alargar la fecha de fin de vida útil todo lo posible, arreglar lo que se ha estropeado y aceptar el lento deterioro. Quedaba descartado: la cuestión no era si iba a suceder, sino cuándo, y tanto la caja registradora como la carretera ya estaban poniendo a prueba el sistema.

  • 02

    Pásate a Odoo con Dynapps

    El equipo de Conny ya había descubierto Odoo a nivel interno, por lo que la cuestión pendiente era elegir un socio. Conny eligió Dynapps por su enfoque personalizado y su experiencia en el sector minorista, una solución diseñada para el terreno que permitió al equipo ponerse en marcha rápidamente. Esa experiencia en el sector, el módulo Dynapps Retail y la relación de trabajo en la que Conny seguiría confiando un año después fueron los factores decisivos.

Una exposición en la pared de sartenes antiadherentes de distintos tamaños colgadas de unos rieles en una tienda de menaje de cocina, cada una con una etiqueta de precio roja.

Cómo se llevó a cabo realmente la puesta en marcha

Cómo Elektro Van Assche puso en marcha su tienda en Odoo Retail.

  • 2021

    El sistema ERP actual había llegado al final de su vida útil. El equipo de Conny descubrió Odoo gracias a una recomendación interna, y la búsqueda pasó a centrarse en la elección de un socio.

  • 2022

    Implementación con el módulo Dynapps Retail, que abarca los puntos de venta, el servicio de campo y la integración con Niwzi PIM.

  • 2024

    Para cuando Conny dio su testimonio a mediados de 2024, el equipo de tienda, los técnicos de campo y la página web ya funcionaban con una única plataforma de Odoo.

Lo que realmente creamos

Lo que Elektro Van Assche ha creado con Odoo: mostrador, aplicación móvil y sitio web.

El módulo de punto de venta comparte una misma instalación de Odoo con los módulos de inventario, ventas, contabilidad y la base de datos de clientes, por lo que una transacción rápida ya no supone una sucesión de traspasos entre herramientas inconexas. Un módulo de servicio de campo equipa cada furgoneta con una tableta. Los técnicos registran el tiempo en la puerta del cliente, anotan los accesorios y recogen las firmas, y todo el registro se envía directamente a servicio y contabilidad al mismo tiempo. Niwzi, el PIM con el que ya trabaja la empresa, sigue siendo la base de datos central de productos. Odoo extrae de ella los datos de los productos y la disponibilidad de stock, incluso para la página web. No cambies el PIM, intégralo. Dos consultores de Dynapps y tres personas clave del equipo de Elektro Van Assche, respaldados por usuarios clave. Un equipo pequeño que agilizó la toma de decisiones y acortó los ciclos de retroalimentación.

Módulos: CRM, ventas, compras, inventario, facturación, contabilidad, TPV, proyectos, hojas de horas, servicio de campo, documentos, contactos, calendario, empleados, paneles de control, estudio.

Nuestro estudio

La disciplina en todo momento.

El principio de funcionamiento al que Dynapps dio nombre: «el módulo de comercio minorista primero». La configuración estándar de un paquete de Odoo específico para el sector se implementa antes que cualquier trabajo de personalización, y esta se reserva para los casos en los que una realidad empresarial concreta justifique el coste. En el caso de Elektro Van Assche, primero se implementó el paquete; después vinieron las integraciones.

Empleado de almacén escaneando un código de barras con una tableta
Lo que me costó

Formar al personal de planta sin ralentizar el proceso de caja.

Hubo dos aspectos del proyecto que no se desarrollaron de forma automática para el equipo de Dynapps. El primero fue formar al personal de sala sin ralentizar el ritmo de la tienda: la tienda abre seis días a la semana en un entorno comercial muy concurrido, por lo que no había ningún momento tranquilo en el que se pudiera retirar al personal de la sala para impartir sesiones presenciales. El equipo aprendió el nuevo sistema en tiempo real, mientras los clientes seguían entrando y la velocidad de paso por caja no podía disminuir, y el plan de formación tuvo que adaptarse a la jornada comercial en lugar de al revés. La segunda fue mantener el alcance. En un proyecto que afecta a la caja, la ruta y la contabilidad a la vez, la tentación es incluirlo todo, y Dynapps tuvo que rechazar esa idea más de una vez. La primera fase se limitó deliberadamente al núcleo (ventas, TPV, inventario, datos de clientes), y las optimizaciones se pospusieron a una fase posterior, incluso cuando habrían sido útiles antes.

Venta al por menor y al por mayor
La colaboración con Dynapps es muy personal; se trata de personas con gran experiencia y amplios conocimientos técnicos.
Conny Van Assche

Conny Van Ascche

Propietario y director general de Elektro Van Assche
La verdadera victoria

Desde «¿cómo lo grabamos?» hasta «¿qué vamos a vender ahora?»

Lo que ha cambiado en Elektro Van Assche no se refleja en una sola estadística. Se trata de un cambio en el lugar donde se desarrolla el trabajo. Antes, el mostrador, el taller, la carretera, la contabilidad y la página web funcionaban cada uno a su propio ritmo; cada traspaso era un punto en el que se perdía un paso o un cliente tenía que esperar. Ahora, la caja registradora y la tableta alimentan el mismo libro mayor al final del día, y la página web extrae los datos de los productos y el stock de la misma fuente con la que trabaja el equipo de tienda. La pregunta en la tienda ya no es «¿cómo registramos esta transacción?», sino «¿qué vendemos a continuación?». Conny resume la visión estratégica con sus propias palabras: «Hoy disfrutamos plenamente de las capacidades que ofrece este paquete ERP preparado para el futuro, lo que nos permite facilitar aún más nuestro crecimiento». Para una empresa familiar con 60 años de historia que pretende seguir ahí durante los próximos 60, la ventaja es que el back-office deja de ser algo con lo que el equipo tiene que lidiar. Empieza a ser un sistema con el que el equipo crece.

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